9.2. Принципы и методика автоматизации управленческого учета

Организационные и технические условия для совершенствования информационного обеспечения системы управленческого учета строительной организации необходимо создать путем внедрения современных программных продуктов и систем автоматизации.

Работы по возведению объекта, как правило, состоят из стадий, в рамках которых нужно достичь намеченной цели или получить требуемый результат по затратам. На разных стадиях производится расчет сводных затрат. Это необходимо для осуществления контроля и управления затратами на производство строительной продукции, а также для определения сфер ответственности менеджмента.

Главным объектом управления в строительной организации является процесс производства, где происходит размещение финансовых средств, сырья, материалов, труда работников и иных ресурсов. Поэтому только эффективная информационная система может обеспечить сбор, регистрацию, обработку учетных данных, необходимых для обоснования соответствующих решений на разных уровнях управления строительной организацией и осуществления реального контроля.

Сводный учет затрат необходимо рассматривать не как самостоятельную единицу, занимающуюся суммированием затрат, а как органическую часть и важнейшую функцию единого управленческого процесса в целом. Строительная организация не может успешно функционировать, не разрабатывая планов (бюджетов) и не контролируя их выполнения в привязке к соответствующим центрам ответственности на разных стадиях возведения объекта. Кроме того, оптимизации контроля показателей сводного учета в строительстве не способствуют такие недостатки системы первичного документооборота, как:

• устаревшие и громоздкие формы учетных документов, содержащие излишние показатели, которые замедляют процесс автоматизации данного участка учета;

• параллелизм в первичном учете, дублирование его в различных отделах строительной организации: плановом, техническом и др.;

• отсутствие оперативного обмена учетной информацией между разными подразделениями строительной организации и др.

Для устранения вышеназванных проблем и повышения оперативности обеспечения менеджмента строительной организации информацией о сводном учете необходимо автоматизировать ведение учета на данном участке. В настоящее время существует обширный рынок систем автоматизации бухгалтерского учета. Но в основном эти программы имеют общее назначение, т. е. они не учитывают в достаточной степени особенности конкретных отраслей производств. Многие из предлагаемых программ предназначены для торговли, гораздо менее разработан сектор бухгалтерских программ для промышленных и строительно‑монтажных организаций.

В настоящее время специализированные программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета подрядчиков и заказчиков разработаны и предлагаются фирмами «Парус», «1С», «Импульс‑ИВУ», «Галактика» и др. Немаловажным требованием для строительной отрасли является возможность анализа учетных данных, применение результатов проведенного анализа при принятии управленческих решений на разных уровнях управления строительной организации. В сегодняшних условиях, сложившихся в строительной отрасли, невозможно рассматривать производственные, бухгалтерские, налоговые и финансово‑экономические показатели организации в отрыве друг от друга. Помимо черт, присущих производству вообще, строительство отличается особой спецификой, связанной с особенностями ценообразования (привязка к нормативно‑сметным базам с использованием различных возможностей пересчета цен) и исчисления себестоимости выпускаемой продукции для разных заказчиков, в том числе и для государственных нужд. Также для строительства характерно большое разнообразие выпускаемой продукции и номенклатуры средств производства: от строительных машин и механизмов, грузового автотранспорта до инвентаря хозяйственного назначения. Существенную роль при разработке автоматизированных учетных систем для строительства играет большая продолжительность производственного цикла и территориальная рассредоточенность строительных объектов. Поэтому система автоматизации учета строительно‑монтажных организаций непременно должна учитывать их особенности и специфику.

В настоящее время наблюдается смена научной парадигмы создания программного обеспечения, которая заключается в том, что, в соответствии с новой тенденцией развития информатизации общества, многие производители переходят к отрытым системам автоматизации. Скорее всего такие правила продиктованы стремлением производителей программного обеспечения быть более конкурентоспособными.

Для автоматизации сводного учета в строительстве, вне зависимости от масштаба и видов выполняемых работ, возможно использование программного продукта «1С: Предприятие для Windows» (сетевая версия). Эта программа имеет достаточно высокие возможности для ввода значительных объемов данных, надежна и несложна в обращении, но она требует значительных усилий по доработке и наладке для пригодности к использованию в качестве программного продукта автоматизации учетного комплекса в конкретной строительной организации. Она имеет многооконный принцип работы, благодаря чему каждый бухгалтерский документ открывается в отдельном экранном окне.

Данный принцип дает возможность бухгалтеру одновременно работать с несколькими документами, манипулируя ими подобно тому, как он это делает с документами на бумажных носителях: передвигая, накладывая их друг на друга, просматривая одновременно несколько документов, проводя сверку показателей. Также, что очень важно, бухгалтерские документы информационно взаимосвязаны, а многооконный режим позволяет видеть, как изменение показателей или удаление одного из документов отражается на информации других, связанных документов. Помимо использования традиционных компьютерных меню необходимая функция или режим работы могут быть выбраны через их графические образы – пиктограммы или экранные кнопки. Это очень облегчает обращение с программой учетного персонала, имеющего ограниченный опыт общения с компьютерной техникой.

Программа позволяет в процессе просмотра отдельного бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Для этого необходимо подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши. На экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сформировался данный показатель. Аналогичным образом можно проанализировать и эти цифры – выявить источник первичных данных, составляющих данную цепочку. С помощью такой функции бухгалтер имеет возможность выверять документы в очень удобной и естественной форме. Другими словами, программа сама ведет бухгалтера от итоговых данных к источникам их формирования.

Автоматизированная система сводного учета в строительстве должна быть построена по блочному принципу, что позволяет проводить поэтапное внедрение от одного строительного участка к другому, при этом поддерживая единую схему информационного обмена. Важно, чтобы имелось отлаженное взаимодействие между бухгалтерскими пакетами и пакетами, используемыми при осуществлении оперативного управления строительным производством: это связь с системами сметных расчетов, материально‑технического обеспечения объектов строительства, с учетом работы автотранспорта и т. п.

Программный продукт «1С: Предприятие для Windows» (сетевая версия) имеет возможность обмена данными между любыми программами в системе Windows. Все программы, работающие в Windows, способны обмениваться числовой, цифровой, графической информацией через универсальный буфер обмена (Clipboard), а также существует возможность объектной (ОLE‑технология) и динамической (DDE‑технология) связи программ. Таким образом, если строительная организация ведет оперативный учет заработной платы, складских операций и т. п. с использованием Windows‑программ, то достаточно просто может быть обеспечена их связь с программой «1С: Предприятие» через встроенные в нее разнообразные механизмы. Кроме того, связь бухгалтерской программы со стандартными Windows‑приложениями позволяет расширить ее возможности графическими и аналитическими функциями электронных таблиц, оформительскими возможностями презентационных программ, что делает работу бухгалтера более полезной для управленческого персонала на разных уровнях строительной организации.

Меню в программе «1С: Предприятие» – многоуровневое. Первый уровень называют «Главное меню», он виден в верхней части главного рабочего окна. Выбор режима меню осуществляется нажатием клавиши Enter, после чего на экране появится зависимое подменю, содержащее перечень функций, входящих в выбранный режим работы. Таким образом, усвоив основные приемы работы с программой, правила ввода и корректировки информации, бухгалтер получает возможность вводить бухгалтерские операции. На их основе программа сама формирует достаточно широкий набор стандартных регистров и отчетов, в том числе регламентированные отчеты для разных пользователей, как внутренних, так и внешних (акционеры, инвесторы, кредиторы, налоговые органы и т. п.).

Учет в программе «1С: Предприятие» ведется в системе счетов бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов. Программа позволяет рассчитывать итоги за нужный стандартный период: месяц, квартал или год. Кроме того, можно получить информацию о состоянии счетов за любой период, в рамках которого вводились учетные данные: от нескольких лет до одного дня. Для этого надо установить в программе необходимый рабочий период и выполнить расчет итогов, чтобы произошел подсчет сальдо и оборотов именно за указанный срок. Программный продукт «1С: Предприятие» основан на двойной записи в виде отражения проводки в журнале хозяйственных операций. Пользователям предоставляется возможность сторнирования проводок. При компьютерном ведении учета журнал операций – это единственное место, куда бухгалтер вводит учетные данные в процессе работы. Все остальные регистры формируются программой автоматически. Программа дает большие возможности для ведения многоуровневого аналитического учета. Организация аналитического учета начинается с ввода наименования аналитической группы в справочник, т. е. необходимо настроить справочник. Важно подчеркнуть, что при настройке программы необходимо учесть специфику работы конкретной строительной организации. Многие первичные документы, материальные отчеты бригадиров, прорабов, начальников участков, инвентаризационные (сличительные) ведомости в различных строительных организациях оформляются по‑разному, и учетный персонал привык к определенным приемам и методам. Управленческий персонал также привыкает к определенной номенклатуре и оформлению отчетных данных. Поэтому нужно не пользователей «подстраивать» под программу, а наоборот. Это требует достаточной гибкости настройки программного продукта, чтобы учетный персонал мог работать в привычной для него среде. Такие возможности предоставляет программа «1С: Предприятие».

Одним из важных участков учета в строительной организации является учет наличия и движения материалов на складах и в подразделениях организации. Как правило, многочисленная номенклатура и большое количество объектов учета делают данный участок бухгалтерии строительной организации весьма трудоемким и ответственным. Кроме того, для организаций строительной отрасли весьма актуальна задача анализа стоимости, наличия и движения материалов на возводимых объектах (участках). Отсутствие данной информации или ее несвоевременное предоставление может привести к простоям. Для крупных строительно‑монтажных организаций, работающих с обширной номенклатурой материалов, важно наличие базы данных по поиску, сортировкам при обращении к справочникам и архивам первичных документов. Им необходима многоуровневая организация хранения сведений, позволяющая работать не с полным списком материалов, а с тематически отобранной группой (строительные материалы, топливо, запасные части и т. п.). Как правило, в строительных организациях материально‑ответственные лица структурно относятся к конкретным подразделениям. Также возможны ситуации, когда один ответственный может курировать несколько объектов, и наоборот, возможна ситуация множества ответственных лиц на одном объекте. Таким образом, существенно, чтобы в программном обеспечении был предусмотрен учет не только по материально‑ответственным лицам в подразделениях, но и по материально‑ответственным лицам на объектах. Программа должна предполагать возможности удобного проведения инвентаризаций. Еще одной особенностью, которую необходимо учесть при автоматизации учета в строительстве, является выдача спецодежды и инвентаря всем сотрудникам. На их учет ввиду большого количества предметов и короткого срока службы уходит много времени. Нужно, чтобы программа была приспособлена для работы с большим количеством материально‑ответственных лиц и могла регистрировать выдачу такого рода предметов списком.

При осуществлении строительной деятельности необходимо, чтобы каждый оформляемый документ мог быть отнесен к определенному объекту. Без этого невозможно корректно формировать себестоимость определенной единицы (объекта) строительства. Вследствие этого необходима возможность анализа оборотов как по отдельному объекту, так и по их группам.

Для строительства является характерным многообразие условий труда, его форм и оплаты. Пакет, предназначенный для автоматизации данного участка работы, должен обеспечивать расчет для любой численности сотрудников с окладно‑премиальной, сдельно‑индивидуальной и сдельно‑подрядной формами оплаты труда. Часто строительно‑монтажные организации ведут работы во многих регионах, поэтому в различных подразделениях могут применяться разные региональные коэффициенты. Программа, предназначенная для автоматизации учета сводных затрат в строительстве, должна предоставлять возможность учета таких ситуаций.

Организации строительной отрасли используют большое количество основных средств, причем весьма разнообразных. В их число входит и жилой фонд строительной организации (общежития, жилые дома, находящиеся на ее балансе), для которого, в соответствии с действующим законодательством, расчет проводится 1 раз в год. Важно, чтобы программа автоматизации учитывала данную особенность. Нужно предусмотреть использование коэффициентов для ускоренной и замедленной амортизации.

Для учета основных средств в строительных организациях необходимы многочисленные отчетные формы, такие как ведомости: наличия основных средств, амортизации основных средств, движения объектов основных средств. Ведомости, как правило, нужно формировать как в развернутом виде по каждому основному средству, так и в сводном – по группам основных средств, кодам затрат, участкам, подразделениям и т. п. Также необходимо, чтобы бухгалтерская программа давала возможность формировать принятые в конкретной строительной организации отчеты, являющиеся элементами оперативного или управленческого учета.

Интенсивность документооборота в строительной организации весьма высока. В связи с этим нужно, чтобы основой работы программы явилась обработка первичных документов, а также возможность разработки новых форм в рамках программы с привязкой к ним соответствующей корреспонденции счетов.

На основании автоматически выполненных по первичным документам проводок программа сводного бухгалтерского учета должна формировать оборотные ведомости за нужный период времени, проводить анализ счетов, расчетов с дебиторами и кредиторами, проводок и т. п.

Для успешного использования к типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» необходимо добавить дополнительные возможности, обусловленные спецификой бухгалтерского учета в строительных организациях. Организация методологической основы ведения учета, реализованная в решении «1С: Бухгалтерия», должна соответствовать ПБУ 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» и другим законодательным и нормативным актам, регламентирующим ведение учета в строительных организациях.

Учет материалов в данной конфигурации ведется на сч. 10 по месту хранения и материально ответственным лицам. Поступление материалов необходимо отражать при помощи документа «Поступление материалов». При проведении этого документа автоматически должны формироваться бухгалтерские проводки по оприходованию материалов от поставщика. Одна из особенностей бухгалтерского учета строительно‑монтажных организаций заключается в том, что списание материалов в этих организациях необходимо производить по объектам строительства в соответствии со сметой. Также в данной программе существует возможность составления документа «Передача материалов в производство». При этом предполагается, что смета составлена в специализированной сметной программе и выгружается из нее в отдельный файл. Далее этот файл используется для загрузки списка материалов согласно смете в конфигурацию «1С: Бухгалтерия». Для повышения эффективности управления строительной организацией в этой программе необходимо реализовать управленческий учет по договорам. На основании «Платежного календаря» по договорам и этапам нужно формировать отчеты «Планируемые поступления» и «Планируемые платежи» за любой период с нужной детализацией. Отчет «Выполнение работ по договорам» позволит получать информацию о ходе работ по подрядным и субподрядным договорам, автоматически сравнивая плановые показатели с фактическим выполнением обязательств. Информация представляется пользователю как в графическом виде, так и в виде таблицы.

Данные сводного учета в программе «1С: Бухгалтерия» обобщаются на сч. 20 «Основное производство». Аналитический учет по видам производств ведется в зависимости от характера и содержания работ.

В данной программе по дебету счетов учета затрат производства и обращения (20, 25, 26 и др.) в корреспонденции с кредитом сч. 02, 10, 70, 69 и др. формируется информация о затратах на производство строительной продукции. При этом на дебетуемых счетах учета затрат формируется учетная информация в калькуляционном постатейном разрезе.

Конкретное применение методологии анализа, разработки и внедрения информационной системы – это процесс не всегда однозначный, поэтому всегда существует проблема правильного выбора.

Таким образом, создание системы автоматизации бухгалтерского учета для конкретной строительной организации – сложная задача, которую нужно решать совместно с разработчиком программного обеспечения и бухгалтерами строительной организации, имеющими практический опыт, знающими нюансы, особенности и тонкости организации калькуляционного дела в отдельно взятом строительном производстве.

Кроме того, автоматизация учетного процесса строительной организации должна проходить с соблюдением следующих принципов:

• возможности «стыковки» программного обеспечения с другими программами;

• способности переносить прикладные программы на различные платформы;

• возможности смены одного процессора на другой без существенных проблем.