9.3. Автоматизация управленческого учета строительной организации

Для внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля и создания единого информационного пространства, строительной организации необходимо автоматизированную систему условно подразделить на следующие блоки (элементы системы):

• «бухгалтерский учет»;

• «финансово‑хозяйственный анализ»;

• «внутренняя (управленческая) отчетность»;

• «бюджетирование»;

• «контроль выполнения бюджетных показателей»;

• «управление финансовыми ресурсами».

Блок «бухгалтерский учет» позволяет автоматизировать систему бухгалтерского учета, в том числе следующие участки:

• первичный учет хозяйствующего субъекта;

• формирование учетных регистров;

• подготовка сведений, необходимых для системного анализа;

• формирование показателей, характеризующих доходы и расходы организации по различным сегментам, подразделениям, центрам ответственности и др.;

• составление и предоставление заинтересованным сторонам бухгалтерской и налоговой отчетности.

Блок «финансово‑хозяйственный анализ» служит для подготовки, обоснования и принятия качественных решений на разных уровнях управления строительной организации. Для повышения эффективности управленческого учета необходимо широко применять различные методы анализа финансово‑хозяйственной деятельности. Результатом этого должно явиться решение таких задач, как:

• осуществление финансового анализа;

• обеспечение аналитическими данными заинтересованных субъектов (менеджеров, акционеров, инвесторов, контрагентов, инвестиционных институтов и др.);

• аналитическая обработка показателей, полученных по результатам бухгалтерской и статистической отчетности;

• анализ других данных, полученных из различных источников;

• выполнение аналитической работы, необходимой для выработки стратегических управленческих решений по развитию и расширению финансово‑хозяйственной, производственной деятельности;

• выявление путем анализа основных тенденций развития отдельного хозяйствующего субъекта;

• формирование показателей, необходимых для выработки тактических решений, на основе анализа данных, характеризующих различные стороны функционирования хозяйствующего субъекта.

В настоящий момент на рынке представлено несколько пакетов программ, ориентированных на подготовку аналитической информации. Существенным отличительным критерием, характеризующим различия отдельных типов аналитических программ, является используемая ими информационная база.

Условно существующие программы автоматизации аналитической работы хозяйствующего субъекта можно разделить на 2 вида:

• программные продукты, основанные на использовании лишь тех показателей, которые содержатся в бухгалтерской отчетности, установленной законодательством;

• программы автоматизации аналитической работы, являющиеся базовыми блоками автоматизированных управленческих систем.

Первый вид программ основан на использовании в основном данных бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта. Следовательно, для получения аналитических показателей в базу данных должны быть введены показатели бухгалтерской отчетности организации. При этом ввод данных в аналитическую программу может быть осуществлен двумя способами:

• вручную;

• путем импортирования отчетных показателей из блока автоматизации бухгалтерского учета.

Существенным недостатком подобного подхода является ограничение исходных данных показателями бухгалтерской отчетности.

Второй вид аналитических программ является составной частью автоматизированных систем, решающих различные управленческие задачи. При этом информационной базой анализа подобной системы являются данные, формируемые при применении других блоков автоматизированной системы управления хозяйствующим субъектом. Следовательно, ввод данных в аналитическую систему осуществляется в автоматическом режиме из тех блоков, где они были сформированы.

Специалисты подчеркивают такой недостаток второго вида аналитических программ, как жесткая привязанность к информационной базе других элементов используемой автоматизированной системы управления.

Главное предназначение блока «финансово‑хозяйственный анализ», входящего в состав системы внутреннего контроля, состоит в построении системы аналитических отчетов, включающих показатели, необходимые для проведения экономического анализа любой степени сложности и детализации. В качестве базовых данных анализа может быть использована любая исходная фактическая или прогнозная информация. При этом важно иметь возможность задавать правила изменения системы показателей в зависимости от потребностей конкретных пользователей. Следовательно, в качестве базовой информации можно использовать бухгалтерскую отчетность, составленную в соответствии с Российскими учетными стандартами или же в соответствии с МСФО. Кроме того, блок должен располагать различными возможностями индексации показателей бухгалтерской отчетности для их сопоставления с предыдущими периодами.

Как показало изучение, потребность в аналитической работе возникает не только по строительной организации в целом, но и по ее отдельным сегментам (видам деятельности, центрам ответственности, центрам затрат, филиалам, подразделениям и др.). Необходимое условие для осуществления этой работы при подготовке блока к использованию – задать структуру строительной организации, иерархию ее структурных подразделений, центры ответственности, центры затрат и др.

Кроме того, для составления консолидированной финансовой отчетности для крупных строительных организаций является актуальным соотнесение итогов аналитической работы с конкретным подразделением (филиалом, представительством, дочерней компанией и др.).

Для наличия возможности использования одних и тех же исходных данных при применении различных методик анализа необходимо, чтобы алгоритм исчисления выходных показателей аналитической работы был настраиваемым. Иными словами, аналитический блок системы внутреннего контроля должен быть максимально гибким. Таким образом, работники аналитической службы обязаны предоставлять выходную информацию в требуемой менеджментом и другими пользователями форме, структуре и совокупности.

Следовательно, менеджмент строительной организации вместе со специалистами аналитической службы должен определить состав входящей информации, этапы загрузки показателей из различных источников, алгоритмы расчета аналитических показателей, а также порядок их интерпретации и представления в форме отчетности.

Сущность блока «внутренняя (управленческая) отчетность» состоит в оформлении результатов финансово‑аналитической работы в виде различных отчетов. Состав отчетов и перечень включаемых в них показателей утверждает администрация хозяйствующего субъекта. Суть настройки шаблонов различных отчетов сводится к тому, что необходимо указать, какой аналитический показатель включается в конкретную ячейку формы отчетности. При желании пользователя можно ввести формулу расчета значения ячейки или ссылку на данные, определяющие словесную интерпретацию величины конкретного показателя. Следовательно, форма внутренней отчетности может содержать не только числовые показатели, но и их трактовки и интерпретации, предусмотренные настроенным алгоритмом. Для создания внешнего вида форм отчетов широко могут быть использованы возможности прикладных пакетов программ в операционной системе Windows.

Формы отчетности по отдельным структурным подразделениям, центрам ответственности, центрам затрат за разные периоды, по которым имеется требуемая для выполнения расчета искомых показателей информация, должны храниться в виде шаблонов.

Таким образом, блок внутренней (управленческой) отчетности должен обладать необходимой гибкостью при настройке, позволять менеджерам всех уровней моделировать различные ситуации и комбинации для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля.

В условиях недостатка оборотных средств у многих российских строительных организаций одним из важнейших элементов эффективного управления является рациональное планирование и оперативный контроль движения финансовых ресурсов, т. е. бюджетирование.

При ручной обработке данных возможности составления и оптимизации бюджетов в значительной степени ограничены. При отсутствии автоматизации системы бюджетирования хозяйствующие субъекты используют лишь самые общие показатели, в результате чего организация не в состоянии сформировать информацию, необходимую для принятия качественных управленческих решений. Следовательно, для решения подобной проблемы целесообразно использовать современные программные продукты, научно обоснованную методику и информационные технологии.

Основным предназначением блока «бюджетирование» автоматизированной системы внутреннего контроля является автоматизация процедуры построения согласованной системы бюджетов строительной организации и ее отдельных структурных подразделений, а также контроля их исполнения. При этом бюджеты необходимо формировать по любым совокупностям статей, а их представление может детализироваться дополнительной совокупностью аналитических признаков, продиктованных управленческой необходимостью.

Блок «бюджетирование» позволит формировать и анализировать различные варианты бюджетов, соответствующих разным сценариям конъюнктуры рынка, условий хозяйствования, присутствия положительных или отрицательных факторов и т. д.

При использовании блока «бюджетирование» в совокупности с другими элементами системы внутреннего контроля плановые показатели бюджетов должны формироваться в автоматическом режиме, например на основе календарных планов договоров. В этом случае существенную часть фактических показателей, характеризующих исполнение статей бюджета, также можно получать в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных системы.

Следует отметить, что первым шагом к внедрению системы бюджетирования должно явиться определение состава и соподчиненности структурных подразделений строительной организации, для которых формируются отдельные бюджеты. Кроме того, необходимо установить иерархию подразделений, поскольку система на основе бюджетов подразделений составляет общий бюджет строительной организации.

Следующим шагом должно явиться определение периодичности планирования, выбранной в зависимости от целесообразности.

На следующем этапе необходимо ввести в базу данных системы характеристику различных статей бюджета и формализованные сведения о порядке их формирования (алгоритм). Кроме того, необходимо задать аналитические признаки, тем или иным способом характеризующие порядок формирования доходов или направления расходов по конкретным статьям.

Существенным элементом настройки блока бюджетирования является описание способов представления бюджетов разных уровней в экранных формах и при печати. Систему необходимо настроить так, что разным пользователям информация будет представлена в различных формах, с учетом их пожеланий.

Важнейшее место при осуществлении автоматизации процесса бюджетирования занимает разработка бюджетных показателей. Они могут определяться различными способами. Например на основе статистических показателей прошлых периодов, с учетом имевших место объективных причин. На практике нередко применяется подход, при котором показатели бюджета рассчитываются по данным прошлого периода с поправкой на динамику внешних факторов (индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы, учитывающие сезонные колебания спроса, и т. д.), влияющих на данную статью или группу статей. Кроме того, бюджеты могут быть сформированы с учетом прогнозируемых факторов, т. е. в динамике значений того или иного фактора. Следовательно, может быть целесообразным формирование нескольких вариантов бюджета.

Между тем, бюджетные показатели также могут быть разработаны по данным календарных планов платежей и сдачи выполненных строительных работ в соответствии с заключенными договорами строительного подряда.

При составлении бюджета «сверху вниз», когда подразделениям определяются контрольные цифры, за лимиты которых они не могут выйти, процедура согласования не нужна. Однако, как показывает практика, нередко бюджеты составляются «снизу вверх», когда подразделения, исходя из своих потребностей, формируют расходные статьи, которые потом необходимо свести в целом по строительной организации. В этом случае часто оказывается, что финансовых и иных видов ресурсов под планируемые потребности недостаточно, следовательно, необходимо согласовывать бюджеты разных уровней.

В связи с изложенным блок «бюджетирование» должен содержать возможности взаимоувязки различных бюджетных моделей, таких как: балансировка частных показателей с общими до автоматических распределений спущенных сверху лимитов по детализированным статьям бюджетов подразделений в соответствии с заданными пропорциями или иными критериями.

Блок «контроль исполнения бюджетов» должен позволить оперативно контролировать исполнение бюджетных показателей за счет возможности доступа к учетным данным в реальном масштабе времени. При этом основным источником формирования фактических данных по исполнению статей бюджета являются данные бухгалтерского блока «бухгалтерский учет». В том случае, если уровень детализации бухгалтерской информации не удовлетворяет финансовую службу, можно использовать данные оперативного учета, выполняя разноску фактической информации по статьям бюджета на основе соответствующей первичной учетной документации. Следует отметить, что по результатам анализа исполнения бюджета можно провести его корректировку с учетом фактических данных на последующие отчетные периоды. При этом все бюджеты до и после корректировок могут быть сохранены в базе данных для последующих сопоставлений и анализа.

Как бы ни был тщательно составлен бюджет, как бы рационально ни планировалось его исполнение в целом за период, без оперативного контроля и прогнозирования состояния наличных финансовых ресурсов может возникнуть временный дефицит платежных средств, который приведет к негативным последствиям для хозяйственной деятельности строительной организации.

Поэтому блок «управление финансовыми ресурсами» предназначен для составления детального прогноза состояния финансовых ресурсов строительной организации. С его помощью необходимо комплектовать информацию о заявках подразделений на оплату счетов контрагентов и осуществление периодических платежей, проверять соответствие этих заявок бюджету или лимитному плану подразделения, выполнять прогноз поступления денежных средств от заказчиков, формировать на этой основе платежный календарь и отслеживать фактическое исполнение финансовых обязательств.

Основным информационным обеспечением автоматизированного блока «управление финансовыми ресурсами» являются сведения о предстоящих платежах и поступлениях из структурных подразделений строительной организации. Подобная информация собирается на основе данных блока «бухгалтерский учет», где формируются счета на оплату покупателям и заказчикам и регистрируются счета поставщиков. На основе данных бухгалтерского контура системы осуществляется оценка затрат на уплату налогов, выплату заработной платы, хозяйственные нужды, предстоящие командировки и т. д. По отдельным видам платежей, например за аренду, за определенный период времени формируются периодические заявки на платежи. Их необходимо в автоматическом режиме проверять с помощью блока «бюджетирование» на соответствие бюджету подразделения или установленным ему лимитам. По исполняемым финансовым обязательствам принимается решение о сроках и способах оплаты, а также источниках, из которых она производится.

Предстоящие финансовые операции по видам и источникам платежных средств необходимо занести в базу данных – и блок «управление финансовыми ресурсами» на их основе составит платежный календарь, который позволит проследить, когда возникает дефицит, или, наоборот, избыток свободных платежных средств, и заранее принять решение об изменении сроков, способов или источников оплаты. Кроме того, платежный календарь можно использовать для автоматического формирования платежных документов. Они могут создаваться как по отдельным финансовым операциям, так и сразу по группе операций, объединенных каким‑либо признаком.

Предлагаемая методика в первую очередь адресована крупным строительным организациям с территориально распределенной структурой. Применение современных сетевых компьютерных технологий в области учета и внутреннего контроля позволит оперативно и четко планировать, учитывать и анализировать финансовые ресурсы, оценивать эффективность их использования. Следовательно, это создаст необходимую информационную основу для подготовки, обоснования и принятия своевременных управленческих решений.