Главному редактору Издательского дома "Медиадом" н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.

16 - Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Достаточно часто автор (разработчик) документа, подписывающий его, не обладает достаточными правами для придания ему соответствующего юридического статуса. Например, организационно-правовые документы (инструкции, положения и др.) разрабатываются должностными лицами, компетентными в вопросах содержания документа (чаще всего это руководители структурных подразделений). Однако разрабатываемые и подписываемые ими документы должны обладать юридической силой в масштабах организации. Поэтому такой документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), имеющим право придания ему юридической силы (в нашем примере - руководителем организации).

Существует два способа утверждения документа:

а) Должностным лицом (используется при единоличном утверждении).При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ 

Должность + наименование организации

______________ И.О. Фамилия 

(личная подпись)

"___"___________20___ г.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

_____________ В.А. Степанов

15.04.2014

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: