Копии документов и правила их оформления Копия документа, виды копий

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов.

Как правило, при создании документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

В единичном экземпляре изготавливают следующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, документ об окончании учебного заведении и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними создаются копии. Подлинники других документов (например, справочно-информационных) направляются адресату, а в делах организации, создавшей их, остаются копии.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставле­ния на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме. Копии бывают следующих видов:

- полная копия;

- выписка;

- отпуск.

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

- в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

- воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

- из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

- воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

- проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите 22 «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати.

Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного пись­ма, направляется адресату. На втором экземпляре документа простав­ляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшиф­ровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.