Документы деловой переписки

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

Виды писем:

1. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинается словами: «Посылаем...», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем». Например: Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Документационное обеспечение управления». Отзыв просим прислать до 25 октября 2004 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

2. Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении какой-либо информации. Например: Просим выслать прейскуранты в 3 экземплярах на производимое Вашей фабрикой оборудование.

3. Письмо-подтверждение содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, товаров и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний. Например: С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам. В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим дополнительно.

4. Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо мероприятии или факте. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо предприятий, выпускаемую продукцию и литературу. Например: ЗАО «Бизнес-школа» подготовило к изданию книгу «Делопроизводство». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону....

5. Письмо-извещение по своему стилю близко к письму-приглашению и информационному письму. Оно составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем...», «Сообщаем...», «Ставим Вас в известность» и т.п. Например: Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 20.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнерами равными партиями в январе, феврале и марте 2005 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

6. Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Например: Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 05.06.2004 истек 01.09.2004.

7. Гарантийное письмо обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать. Например: Просим Вас провести модернизацию компьютеров университета с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета №___ в Мосбизнесбанке.

8. Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Например: Уважаемый Андрей Васильевич! 16 апреля 2004 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу: ___ Приложение: Проект линии теплопередачи на 32л., в 1 экз.

9. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора. Например: Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от...., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.

10. Письмо-предложение (оферта) представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конкретных ее условий. Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос или по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наимено­вание прелагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При ответе на оферту в случае, если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Это письмо называется акцепт. Принятием предложения является выдача заказа или заключение договора.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие.

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (например, с количеством, качеством товара, ценой, сроками поставки и т.д.), он сообщает об этом продавцу, и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.

11. Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора.

Рекламация должна содержать следующие данные:

- основание для предъявления претензии;

- доказательства - ссылки на нормативные акты и документы, например на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и т.п.;

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Например: требование замены некачественного товара качественным или уценки товара в случае рекламации по качеству; требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара; требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения договора и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.

Рекламация предъявляется в письменном виде заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:

- если решение еще не принято, то сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;

- если претензия удовлетворяется полностью или частично, указываются срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указываются признанная сумма, номер и дата платежного поручения;

- если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложение всех документов - при отказе в удовлетворении претензии.

Особое место занимают письма-ответы. Логическая схема письма-ответа следующая: повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа. Например: Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Кутузов» нет возможности из-за отсутствия свободных мест. или Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации. В ответном письме в реквизите "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" обязательно указывается регистрационный номер и дата отправки письма, на которое оформляется ответ, чтобы организация, получившая ответ могла быстро его обработать, например, "На № 37 от 14.05.2013 г.".

Структура оформления письма:

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем под диктовку. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

- должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона,

- должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона,

- дата, номер телефонограммы, время передачи,

- текст телефонограммы,

- должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Структура оформления телефонограммы:

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма не входит в УСОРД. Правила ее оформления установлены Минсвязи РФ.

Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы или на светлой бумаге, прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.

Категория телеграммы ("вне категории"; "внеочередная"; "Президент Российской Федерации"; "высшая правительственная"; "правительственная"; "срочная"; "обыкновенная") определяет скорость прохождения телеграммы (от 2 до 24 часов).

Вид телеграммы (с уведомлением о вручении, с оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, на художественном бланке и др.) – определяет особенности доставки.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания (ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ, КВЧ, СКБ, НР); все цифровые данные пишутся словами (сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, номерах документов)

Первая часть телеграммы отделяется чертой, т.к. в нее входят тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу, и оформляется прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.

Вторая часть телеграммы оформляется как при оформлении организационно-распорядительной документации.

Структура оформления телеграммы: