Лист согласования проекта приказа Генерального директора "Об утверждении плана развития предприятия на 2014-2017 гг."

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. 

Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Документы заверяют печатью организации.

Допускается также заверение документов печатью структурного подразделения или личной печатью должностного лица (если это установлено нормативными актами организации). 

Оттиск печати не должен полностью закрывать подпись должностного лица: он или захватывает часть подписи и и часть наименования должности, или проставляется в стороне, не закрывая реквизитов.

26 - Отметка о заверении копии. 

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, а в правом верхнем углу проставляют отметку "Копия".

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Процесс исполнения документа должен контролироваться. Для этого на документе проставляют соответствующие отметки.

27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона (для осуществления взаимодействия с исполнителем в ходе исполнения). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело отражает результат исполнения документа и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлено письмо № 14 от 11.03.2014

В дело № 02-05

Личная подпись

11.03.2014

29 - Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Проставляется обычно в виде штампа в правом нижнем углу первой страницы документа и заполняется в соответствии с журналом регистрации входящих документов.

Отметка состоит из сокращенного названия организации, куда поступил до­кумент, даты получения и входящего учётного номера (индекса).

Дата получения является важным поисковым признаком и началом от­счета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный до­кумент. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

30 - Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу (в нижнем колонтитуле) каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.