Утверждаю

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.

16 - Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Достаточно часто автор (разработчик) документа, подписывающий его, не обладает достаточными правами для придания ему соответствующего юридического статуса. Например, организационно-правовые документы (инструкции, положения и др.) разрабатываются должностными лицами, компетентными в вопросах содержания документа (чаще всего это руководители структурных подразделений). Однако разрабатываемые и подписываемые ими документы должны обладать юридической силой в масштабах организации. Поэтому такой документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), имеющим право придания ему юридической силы (в нашем примере - руководителем организации).

Существует два способа утверждения документа:

а) Должностным лицом (используется при единоличном утверждении).При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ 

Должность + наименование организации

______________ И.О. Фамилия 

(личная подпись)

"___"___________20___ г.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

_____________ В.А. Степанов

15.04.2014

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: