Автоматизация процессов обработки документов Компьютеризация документационного обеспечения управления

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, компьютерные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

Система автоматизированного делопроизводства предоставляет следующие возможности:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти персонального компьютера (ПК);

- осуществление регистрации и контроля исполнения документов;

- систематизация документов, формирование дел;

- хранение и поиск документов;

- обмен документами с руководством, сотрудниками и другими организациями.

Активная компьютеризация предприятий создаёт возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями Интернета позволяют значительно повысить эффективность процессов документооборота. Предприятия создают собственные базы данных и при использовании специализированных программ организуют «машинное» (компьютеризированное) делопроизводство. В совокупности с Интернетом образуется уникальная по своим возможностям среда. Однако специфика различных предприятий диктует некоторые особенные требования к программному продукту. Это затрудняет выбор подходящего программного обеспечения.

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет.

Использование Интернета позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Сейчас число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десятки миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office; за ними по популярности с большим отрывом следуют Lotus Smart Suit и Corel Office Professional и Русский офис (текстовые редакторы, системы ведения личных финансов, системы профессионального перевода, файловые менеджеры).

Современные версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта, то в настоящее время документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в компьютерной локальной сети, а также при помощи электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволяет руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную сеть. Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью.

Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер.

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

- отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;

- получать подтверждения доставки документов по назначению;

- выводить на экран дисплея полученные документы;

- изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

- распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

- отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;

- расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

- составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках выполнения.

Сообщение, письмо или заказная информация могут быть доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника. Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет, используя для общения единый сетевой язык. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям информация. В Интернет можно пользоваться такими услугами, как электронная почта, работа с информационными справочными службами, со Всемирной информационной сетью (WWW), вести переговоры по сетевой телефонной связи и др.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Последние версии популярного офисного пакета "Microsoft Office" включают в себя множество вариантов доступа в Интернет.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет, является настольный информационный менеджер "Microsoft Outlook". Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки, организовывать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников.