Электронный архив организации

Для хранения документов на электронных носителях организуется электронный архив предприятия или в составе действующего архива создается хранилище электронных документов. Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Задачей электронного архива является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов предприятия в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров предприятия. В электронном архиве должны обеспечиваться:

- защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

- возможность предоставления пользователям доступа к документам;

- возможность подтверждения подлинности документов;

- возможность предоставления документов в виде бумажных копий.

Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажной основе. Предпочтение при передаче в архив отдается электронным документам, не имеющим традиционных бумажных аналогов.

При подготовке электронных документов к архивному хранению:

- проверяется их техническое состояние;

- проводится составление описей;

- на единицах хранения проставляются архивные шифры;

- составляется сопроводительная документация, в которой отражаются даты создания документов, краткая характеристика их содержания, электронный формат, объем.

Каждая единица хранения должна быть уложена в индивидуальную упаковку.

Проверка технического состояния электронных документов производится не реже одного раза в 5 лет. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. Необходимость такой перезаписи возникает в связи с совершенствованием компьютерных технологий и опасностью появления компьютерных вирусов.