6.1. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это штатные работники предприятия, получившие от предприятия денежные средства авансом под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в том числе на командировочные расходы.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами:

1. Расходный кассовый ордер – оформляется выдача денежных средств из кассы под отчет или выдача денежных средств в порядке возмещения перерасхода подотчетного лица (перерасход имеет место, когда работник, получивший денежные средства по отчет потратил средств больше чем получил, при этом это перерасход утвержден руководителем предприятия).

2. Приходный кассовый ордер – оформляется прием наличных денежных средств в кассу от подотчетного лица – остаток неиспользованного аванса.

3. Авансовый отчет – оформляют списание денежных средств, потраченных подотчетным лицом на хозяйственно-операционные расходы.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы, подтверждающие факт расхода денежных средств. Авансовый отчет должен быть представлен подотчетным лицом не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства. Оправдательные документы зависят от цели, на которую были выданы денежные средства.

Наиболее распространенные ситуации, при которых выдаются денежные средства под отчет и соответственно, оправдательные документы, принимаемые от подотчетного лица, подтверждающие факт расхода денежных средств.

1. Приобретение подотчетным лицом материальных ценностей в организациях розничной торговли – оправдательные документы: чек ККТ (контрольно-кассовой техники) и товарный чек.

2. Приобретение подотчетным лицом материальных ценностей в организациях оптовой торговли или у производителя – оправдательные документы: товарная накладная, счет-фактура, чек ККТ.

3. Командировочные расходы (расходы, связанные с выполнением служебного задания вне населенного пункта, де находится организация) - оправдательные документы подтверждают три вида командировочных расходов:

• командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытие в пункт назначения и обратно по командировке – для расчета суточных (дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства). Суточные выплачиваются из расчета суммы утвержденной за каждые сутки коллективным договором или локальным нормативным актом (положением или приказом, утвержденным руководителем организации), при этом день отъезда и день приезда определяются как двое суток независимо от времени отъезда и приезда в эти дни. День выезда – дата отправления транспортного средства согласно билету до 24 часов – текущие сутки, а с 00 часов и позднее следующие сутки, аналогичная ситуация по приезду;

• оплата проезда до места командировки и обратно: авиа, ж/д, автобусные билеты до места командировки и обратно, квитанции об оплате разных сборов, при этом руководителем предприятия утвержден приказ, иной локальный нормативный документ, определяющий размер оплаты проезда командированных работников в зависимости от комфортности поездки;

• оплата найма жилого помещения: счета гостиницы или общежития и чек ККТ об оплате проживания, также как и другие выше указанные командировочные расходы оплачиваются в соответствии с внутренним нормативным документом, утвержденным руководителем организации.

Порядок оплаты командировочных расходов регламентирован Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749. Данным положением, в частности, определено, что если работник командирован на один день или имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, и использует эту возможность, то суточные не выплачиваются.

Согласно ст. 217 гл. 23 НК РФ суточные, выплаченные работнику сверх установленного для данной ситуации нормы (700 руб.- в сутки) подлежат включению в доходы работника облагаемые НДФЛ (налогом на доходы физических лиц).

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами совмещен в одном регистре – при журнально-оредрной форме бухгалтерского учета – в журнале ордере № 7. При автоматизированной форме бухгалтерского учета в регистре, формируемой с использованием применяемой компьютерной программы по своему строению аналогичной форме журнала-ордера №7. Совмещение синтетического и аналитического учета в одном регистре достигается тем, что для каждого подотчетного лица отводится отдельная строка – аналитический учет, а итоговые данные по регистру представляют синтетические обобщенные данные.

Таблица 6.1.13

Бухгалтерские записи по учету расчетов подотчетными лицами