2.1. Учет кассовых операций и переводов в пути

Нормативное регулирование. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изменениями и дополнениями),

«Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». 22 сентября 1993 г. N 40.

Наличные деньги в кассе могут храниться в пределах, установленных банком. Для этого предприятие в банк сдает заявку-расчет. Сверх лимита деньги в кассе могут храниться только в дни выдачи заработной платы.

Прием наличных денег в кассу осуществляется по Приходному кассовому ордеру (ПКО). ПКО подписывает главный бухгалтер, (руководитель организации не подписывает). Вносителю денежных средств выдается квитанция, подписанная (кроме главного бухгалтера) кассиром.

Выдача денежных средств производится по Расходному кассовому ордеру (РКО). РКО подписывает главный бухгалтер, руководитель организации. Заработная плата выдается по платежной ведомости, однако на фактически выданную сумму по платежной ведомости обязательно составляют расходный кассовый ордер.

Ордера выписывают в бухгалтерии, регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

После совершения хозяйственной операции ордера погашаются штампом или надписью «получено» (ПКО), «оплачено» (РКО) с указанием даты совершения операции.

Ордера действительны в течение одного дня. На руки лицам, вносящим или получающим деньги, не выдаются.

В конце дня или другие сроки (в зависимости от объема кассовых операций) кассир заполняет Кассовую книгу. Она на предприятии одна, пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью. На последней странице делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано (прописью) …стр.», ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера.

Кассовая книга ведется в двух экземплярах под копирку. 1-й экземпляр остается в книге, 2-й – отрывной, является отчетом кассира, вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию (с ПКО, РКО, авансовыми отчетами и др.). Если бухгалтерский учет на предприятии автоматизирован, то выводят Вкладной лист Кассовой книги.

В бухгалтерии отчет обрабатывается:

• проверяется полнота и правильность его заполнения;

• проставляется корреспонденция счетов по каждой хозяйственной операции.

Кассовая книга является регистром аналитического учета.

Синтетический учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса» (счет активный), в журнале-ордере № 1 (по кредиту счета 50 «Касса»), ведомости № 1 (по дебету счета 50 «Касса»). Основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости № 1 являются отчеты кассира. При этом:

• суммы с одинаковой корреспонденцией счетов записываются общим итогом;

• каждому отчету кассира отводится в учетном регистре одна строка.

Кассовые операции совершает кассир. Он является материально ответственным лицом (МОЛ), с ним заключается договор о материальной ответственности.

Не реже 1 раза в месяц проводится инвентаризация (ревизия) кассы. Ее проводят внезапно в присутствии кассира. В первую очередь просчитывают наличные деньги в кассе, затем проверяется соответствие фактического наличия данным об остатках в кассовой книге и правильность ее ведения. Результаты инвентаризации оформляются актом.

Выявленные излишки приходуются и зачисляются в доход организации (Дт 50 «Касса» Кт 91 «Прочие доходы и расходы»).

Выявленная недостача отражается в учете следующим образом:

А) если виновное лицо есть:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 50 «Касса» - выявлена недостача денежных средств;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача на виновное лицо (кассира);

Дебет 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - внесена недостача в кассу предприятия, удержана недостача из заработной платы.

Б) если виновного лица нет:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 50 «Касса» - выявлена недостача денежных средств;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача на финансовый результат организации (на убыток);

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Денежные документы – это документы с зафиксированной на них номинальной стоимостью, дающие право их владельцу получать указанную на них сумму (почтовые марки, путевки и др.).

К денежным документам относят находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам не относятся:

- документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04 «Нематериальные активы»)

- ценные бумаги (учитываются на счете 58 «Финансовые вложения»)

- бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности»)

- выкупленные у акционеров акции (счет 81 «Собственные акции»)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

В учете операции по учету денежных документов отражают следующим образом:

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит 51 «Расчетные счета» – перечислены денежные средства санаторию в оплату путевок.

Дебет 50-3 «Денежные документы»

Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – оприходованы путевки в кассу фирмы.

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 50-3 «Денежные документы» – выданы путевки работникам фирмы.

Дебет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – оплачена за счет средств ФСС часть стоимости путевок.

Дебет 50 «Касса»

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – оплачена работниками оставшаяся часть стоимости путевок.

Денежные средства в валюте Российской Федерации и в иностранных валютах, находящиеся в пути, подлежат отражению на счете 57 «Переводы в пути». Денежные средства считаются находящимися в пути, если они внесены в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений, сданы инкассаторам для зачисления на расчетный или иной другой счет организации, но еще не зачислены по назначению.

Основанием для принятия денежных средств на учет на счет 57 являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы или почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и другие документы. В бухгалтерском учете принятие на учет денежных средств, находящихся в пути, отражается следующим образом:

Дебет 57 «Переводы в пути»

Кредит 50 «Касса».

При поступлении денежных средств на расчетный счет основанием служит выписка банка по расчетному счету:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 57 «Переводы в пути».

Счет 57 «Переводы в пути», как правило, используется также при продаже и покупке иностранной валюты. При направлении валюты на продажу делается запись:

Дебет 57 «Переводы в пути»

Кредит 52 «Валютные счета».

При зачислении выручки от продажи валюты:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

Одновременно с учета списывается проданная валюта:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 57 «Переводы в пути».

Выявленная на счете 57 «Переводы в пути» курсовая разница подлежит отражению следующим образом:

Дебет 57 «Переводы в пути»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» - положительная курсовая разница;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 57 «Переводы в пути» - отрицательная курсовая разница.

Предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами с 22.07.2007 г. составляет 100000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (с изм. и доп.)).

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению).

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.