10.4. Расчет и учет оплаты за отпуск

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

Первый отпуск работник может получить по истечении 6 месяцев работы. Последующие – по графику, утвержденному администрацией предприятия и согласованному с профсоюзным комитетом.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются согласно статье 116 ТК РФ следующим категориям работников:

- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

- работникам, имеющим особый характер работы;

- работникам с ненормированным рабочим днем;

- работникам, работающих в районах Крайнего Севера (дополнительно 24 календарных дня) и приравненных к ним местностям (16 календарных дней);

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года на каждом предприятии должен быть утвержден график отпусков. Он составляется по форме № Т-7 для отражения сведений о времени распределения ежегодных отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо.

Для оформления отпусков применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6. Такой приказ составляет кадровая служба, подписывает его руководитель организации или уполномоченное лицо, после чего с содержанием приказа знакомят работника под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и рассчитывается заработная плата, причитающаяся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка расчет о предоставлении отпуска работнику».

Многие предприятия формируют резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, используя для этого счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

Во многих организациях чаще всего отпуска приходятся на летнее время. В результате бухгалтеру приходится единовременно выплачивать крупные суммы отпускных. Отпускные являются частью фонда оплаты труда и учитываются так же, как и заработная плата – то есть включаются в себестоимость производимой продукции, работ, услуг, - и получается, что в эти месяцы происходит резкий скачок затрат на производство. При использовании резерва на оплату отпусков годовая сумма отпускных включается в себестоимость продукции постепенно, в течение всего года. Это позволяет исключить колебания себестоимости из-за выплаты отпускных.

Согласно статье 324.1 НК РФ можно уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму отчислений в резерв уже с января текущего года, то есть еще до того, как работники фактически пойдут в отпуск.

Согласно п. 1 статьи 324.1 НК РФ предприятие, принявшее решение о создании резерва, обязано отразить в налоговом разделе своей учетной политики принятый способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв. Для этого составляется специальный расчет (смету). При этом нужно исходить из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму ЕСН. Процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Размер отпускных зависит от среднедневного заработка, который рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее – Положение № 922).

Положение № 922 нельзя применять при расчете среднего заработка для оплаты пособий по временной нетрудоспособности. Для этого применяют специальные правила, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

При расчете отпусков расчетный период составляет 12 месяцев и среднее число календарных дней – 29,4.

В Положении № 922 зафиксировано, что для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска средний дневной заработок исчисляется делением суммы зарплаты, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на 29,4.

В средний заработок включаются все виды выплат, которые предусмотрены действующей на предприятии системой оплаты труда: должностной оклад (тарифная ставка), надбавки, премии и вознаграждения.

В том случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключено время, когда за работником сохранялся средний заработок, средний дневной заработок исчисляется следующим образом. Сумму фактически начисленной заработной платы за расчетный период нужно разделить на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Причем количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывают путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 10.4.28

Работник предприятия в апреле 2009 г. был в оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней. За расчетный период работнику начислено 225789 руб. В марте работник два дня был болел. С 3 марта он приступил к работе и отработал все 20 рабочих дней по графику пятидневной рабочей недели. Количество календарных дней за март следует рассчитать следующим образом:

29,4 дн. : 31 дн. x (31 дн. – 2 дн.) = 27,5 дн.

31 дн. – количество календарных дней в марте;

2 дн. – количество календарных дней болезни.

Средний заработок составил:

225789 руб. / ((29,4 *11) + 27,5) = 225789 руб. / 350,9 дн. = 643,46 руб.

Следовательно, оплата за отпуск составила:

643,46 руб. * 28 дн. = 18016,88 руб.

Отметим, что в соответствии с пунктом 15 Положения № 922 при определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:

• ежемесячные премии и вознаграждения, фактически начисленные в расчетном периоде, учитываются в полном размере, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

• премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, фактически начисленные в расчетном периоде, учитываются полностью, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает длительности расчетного периода. В противном случае суммы учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;

• вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются в расчет независимо от времени начисления вознаграждения.

В Положении № 922 сохранен прежний принцип учета начисленных премий пропорционально фактически отработанному времени. Так, в пункте 15 указано, что, если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время, когда за работником сохранялся средний заработок, премии и вознаграждения включаются в расчет пропорционально отработанному времени в расчетном периоде. Исключение сделано для премий, которые изначально были начислены за фактически отработанное время (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Согласно пункту 3 Положения № 922, не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

Оплата за отпуск включается в себестоимость продукции (работ, услуг).

Дебет 20 «Основное производство» и др.

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - начислена оплата за время отпуска.

Как отмечалось выше предприятия имеет право создавать резерв на оплату отпусков. В учете при этом делают следующие записи.

Дебет 20 «Основное производство» и др.

Кредит 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей» - создан резерв на оплату отпусков.

Дебет 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - начислена оплата за время отпуска за счет резерва на оплату отпусков.

Дебет 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей»

Кредит 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - начислен ЕСН с отпускных за счет резерва.

Если резерва не хватило, то предприятие может доначислить резерв и сделать запись:

Дебет 20 «Основное производство» и др.

Кредит 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей» - доначислен резерв на оплату отпусков.

Если остались суммы неиспользованного резерва необходимо сделать сторнировочную запись:

Дебет 20 «Основное производство» и др.

Кредит 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей» - сторнированы неиспользованные суммы резерва