Личное дело

Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 7.0.8-2013 дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки ф. Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о заведении личных дел на сотрудников.

Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Личное дело на первоначальном этапе включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу сотрудника, поскольку оно заводится после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело сотрудника пополняется другими документами, которые располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Завершается личное дело последним документом в папке - копией приказа о расторжении трудового договора. Данный порядок установлен Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу:

- анкета, резюме, автобиография;

- рекомендации и характеристики;

- копии документов об образовании;

- медицинские справки;

- трудовой договор;

- личное заявление о приеме на работу;

- выписка (копия) из приказа о приеме на работу;

- выписки (копии) из протоколов об избрании на должность;

- выписка (копия) из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;

- личная карточка (форма Т-2).

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

- выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;

- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);

- копии документов об образовании, повышении квалификации;

- аттестационные листы;

- служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;

- акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

- личное заявление об увольнении (или другие документы, послужившие основанием для увольнения);

- выписка (копия) из приказа об увольнении.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Поэтому, а также в связи с тем, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Обложка "дела" оформляется после подшивки и нумерации в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

Ряд сведений был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляется также:

- дата дела;

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

При оформлении личного дела перед передачей его в архив оформляется его внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Структура внутренней описи документов:

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет - "В" (статьи 498в, 500 "Перечня документов с указанием сроков хранения").