Технологии и принципы организации работы с документами Организация работы с документами: понятие, основные принципы

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Совершенство организации работы с документами определяется:

- оперативностью перемещения документов внутри организации;

- качеством и своевременностью исполнения документов;

- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок оформления документов и работы с ними;

- четкое распределение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждое действие с документами должно быть необходимо для деятельности предприятия, оправдано конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).