10.7. Порядок и учет расчетов с подотчетными лицами|личностями| по|с| командировкам за границу

Увеличение количества участников ВЭД приводит к тому, что все больше предприятий сталкиваются с необходимостью направлять работников в|до| другую страну. Необходимость выезда работников за границу вызывает возникновение у бухгалтеров специфических вопросов: как рассчитать сумму аванса, как определить фактическое время пребывания работника за рубежом|за границей| для возмещения ему суммы суточных,| как| правильно осуществить окончательный расчет с работником?

Расчеты с подотчетными лицами|личностями| содержат в себе операции с наличными средствами|стоимостями| в национальной и иностранной валюте, оплату услуг и расчеты за товарно-материальные ценности. Правильное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами|личностями| является залогом|ручательством| безошибочного отображения таких операций в налоговом учете, а также| соблюдение требований|востребований|, относящихся к кассовой дисциплине.

Определение понятия "подотчетное лицо|личность|" можно сформулировать таким образом: это работники предприятия, которым|каким| поручено выполнить|исполнить,проделать| определенное производственное задание|задачу| (покупка товарно-материальных ценностей, заказ и оплата услуг, командировки) и которые|какие| обязаны отчитаться о его (задание|задача|) выполнении. Для этого предприятие обеспечивает подотчетное лицо|личность| денежными средствами (авансом), использование|употребление| которых|каких| должно быть документально подтверждено.

Согласно с Постановлением № 663: "Предприятия, учреждения и организации, которые направляют работников в командировку за границу, обязаны обеспечить их средствами|стоимостями| в национальной валюте страны, куда отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы в установленных нормах".

Выдача денежных средств под отчет осуществляется из|с| кассы предприятия за счет остатка|остачи| в кассе или полученных кассиром предприятия по чеку денежных средств с банковского счета. Денежные средства может получить и подотчетное лицо|личность| по денежному чеку с|с| текущего или валютного счета в учреждении банка (при этом в|до| бланк денежного чека заносятся паспортные данные подотчетного лица|личности| как получателя денежных средств по чеку), а также по корпоративной карточке с|с| карточного счета в учреждении банка.

Если по каким-то причинам предприятие не обеспечивает подотчетное лицо|личность| денежным авансом (например, если предприятие испытывает дефицит денежных средств), то выполнение задания|задачи| этим лицом|личностью| осуществляется за счет собственных средств|стоимостей|. После составления|складывания,сдачи| и утверждения авансового отчета подотчетному лицу|личности| возмещается сумма понесенных и документально подтвержденных расходов. При этом все действия, совершенные подотчетным лицом|личностью|, осуществляются от имени и за счет предприятия.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами|личностями|. Основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу|личности| может быть письменное распоряжение руководителя, служебная записка, в которой|какой| изложены мотивы для выдачи такого аванса, завизирована руководителем предприятия. При направлении работника в командировку по предприятию издается|издается,кажется| соответствующий приказ (о служебной командировке). В приказе обязательно указываются: цель и срок командировки; место, куда направляется работник; условия пребывания за рубежом|за границей| (в случае поездки по приглашению предоставляется его копия с переводом); смета. На имя работника оформляется командировочное удостоверение на основании приказа о служебной командировке. Удостоверение о командировке является подтверждающим документом для работника предприятия о пребывании в назначенном месте командировки. На основании оформленного удостоверения о командировке и подтверждающих документов утверждается авансовый отчет отправленного работника. По отметкам в удостоверении о командировках, которые отмечают даты пребывания работника в местах командировки, рассчитываются суточные расходы. Основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу|личности| является распоряжение руководителя, завизированная служебная записка, приказ о служебной командировке. Документы, подтверждающие командировочные расходы: проездные билеты (для проезда от места постоянной работы к|до| месту командировки и назад), документы, которые подтверждают расходы, связанные|повязанные| с провозом багажа или другого груза, счета гостиниц|отелей|, счета за телефонные переговоры (не личного характера), другие документы, подтверждающие командировочные расходы.

При выдаче из|с| кассы предприятия| денежного аванса подотчетному лицу|личности| оформляется расходный кассовый ордер. Прием в|до| кассу| непотраченных| наличных средств|стоимостям| оформляется приходным кассовым ордером.

Если подотчетное лицо|личность| получило наличность в учреждении банка с|с| карточного счета с применением корпоративной карточки на командировку (согласно с требованиями|востребованиями| Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденного постановлением Управления НБУ от 24.09.99 г. № 479, то такая наличность должна использоваться работником по целевому назначению без оприходования в кассе предприятия (п. 2.16 Положения №72).

В этом случае работники должны подавать|давать| в|до| бухгалтерию предприятия такие документы:

-авансовый отчет;

-подотчетные документы, свидетельствующие о получении наличности с|с| карточного счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки формы 377 и 377а, |какие| подтверждающие осуществление операции обмена валюты, квитанция торгового терминала| и др.);

- неизрасходованный остаток|остача| наличности.

В соответствии с|соответственно| п. 2.15 и п. 2.16 Положения № 72 подотчетное лицо|личность| обязано подать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об использовании|употреблении| полученной наличности: по командировке - на протяжении 3 рабочих дней по возвращении из|с| командировки.

Работникам, которые|какие| направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к|до| месту назначения и назад, расходы на проживание в порядке и размерах, установленных законодательством.

Рассмотрим вопрос о расчете| сумм аванса на заграничные командировки, и прежде - расчет суточных.

Для работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности (кроме государственных служащих и лиц|личностей|, направляющиеся в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся|удерживаются,воздерживаются| (финансируются) за счет бюджетных средств), установлены новые предельные размеры суточных расходов за границу |) за счет бюджетных средств, нормы суточных расходов установлены в долларах США. Раньше (до 20.07.2002 г.) нормы суточных расходов для этой категории работников были установлены в гривнях.

В соответствии с|соответственно| постановлением № 977 работникам, которые|какие| направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности (кроме государственных служащих, а также других лиц|личностей|, которые|какие| направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые| полностью или частично содержатся|удерживаются,воздерживаются| (финансируются) за счет бюджетных средств), суточные выплачиваются в инвалюте в сумме, |какая|эквивалентной по официальному курсу гривни к|до| ин валютам, установленной НБУ на день выдачи средств|стоимостей| из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных предельных норм суточных расходов.

Для расчета аванса в части суточных расходов следует использовать официальный курс гривни к|до| иностранной валюте, установленный НБУ на день выдачи средств|стоимостей| из кассы банка В соответствии с|соответственно| Инструкцией № 59 руководитель предприятия имеет право устанавливать дополнительные ограничения относительно|касательно| сумм и целей использования|употребления| средств|стоимостей|, предоставленных для командировки. Такие ограничения устанавливаются приказом (распоряжением) руководителя предприятия, они могут быть применены только к расходам на проезд и проживание, а не на суточные. В соответствии с|соответственно| ст..| 12 Закона Украины «Об оплате труда» гарантии и компенсации работникам в случае служебных командировок, установленные Кодексом законов о труде Украины и другими актами законодательства, являются минимальными государственными гарантиями.

Если расчетная сумма суточных расходов будет ниже, чем установленная в приложении к постановлению № 977 для бюджетных работников, необходимо использовать норму суточных потерь, предусмотренную для бюджетников.

Суточные| затраты|расхода| во время пребывания в командировке возмещаются в пределах норм:

а) за каждый день командировки, включая день отъезда и приезда;

б) в случае включения расходов на питание в счета за наем жилищного|жилого| помещения и в случаях, когда отправленные по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной с бесплатным питанием в стране пребывания (пороге), в рамках предельных норм с учетом количества раз питания в сутки. Перерасчет суточных осуществляется за каждые сутки отдельно в зависимости от количества раз питания в день на протяжении всей командировки;

в) если дата отъезда в командировку в страну, с которой|какой| установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения|возврата| из|с| нее не совпадает с датами отметок в заграничном паспорте или в заменяющем документе, то суточные за время проезда по территории Украины возмещаются в соответствии с|соответственно| порядком, предусмотренным для командировок в пределах Украины;

г) если отправленный, находясь в дороге|в пути| в страну, с которой|какой| пограничный контроль не установлен либо|или| упрощен, либо|или| возвращаясь из такой страны, имеет транзитную остановку на территории Украины, то возмещение командировочных расходов в период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

В случае отсутствия такой остановки суточные расходы возмещаются за каждый день командировки, включая день отъезда и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу. Для компенсации суточных расходов обязательно наличие командировочного удостоверения с отметками принимающей и отправляющей сторон.

Если при выдаче аванса общая сумма в инвалюте имеет дробную часть, то допускается применение арифметического правила округления к полной единице.

Срок|термин| командировки. Фактическое время пребывания в командировке относительно|в отношении,касательно| места выбытия и прибытия определяется по отметкам в командировочном удостоверении|, форма которого|какого| утверждена приказом ГНА Украины от 28.07.97г. №| 260 "Об утверждении формы удостоверения о командировке", зарегистрированным в Минюстиции Украины 14.08.97г. № 311/2115. Если предприниматель или его наемный работник отправлены в разные|различные| населенные пункты, то отметки о дне прибытия и выбытия проставляются в каждом пункте.

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу № 59 определяет, что:

- отметки в удостоверении о командировке относительно|в отношении,касательно| прибытия и выбытия командированного заверяются печатью и подписью уполномоченных на это особ|личности| принимающей| и отправляющей сторон;

- за каждый день (включая день отъезда и приезда) пребывания в командировке, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в дороге|в пути| (вместе с вынужденными остановками), командированному выплачиваются суточные;

- день отъезда в командировку считается днем отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия из|с| командировки - день прибытия транспортного средства к|до| месту постоянной работы командированного. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно в день отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже - следующие сутки. Если же станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает|трудится| командированный, то в срок|термин| командировки учитывается время, |какой|необходимое для проезда к|до| ним. Аналогично определяется день прибытия командированного к|до| месту постоянной работы;

- количество дней для определения суммы суточных определяется с учетом дня отъезда в командировку и дня прибытия к|до| месту постоянной работы, которые|какие| засчитываются|зачисляются| как два дня;

- выезд в командировку за границу и возвращение|возврат| в Украину в один и тот же день считается одним| днем командировки, в этом случае суточные выплачиваются за полные сутки.

Фактическое время пребывания в командировке определяется таким образом:

- при командировке в страны, с которыми|какими| не установлен или упрощен пограничный контроль, согласно с отметками отправляющей и принимающей сторон на удостоверении о командировке;

- при командировке в страны, с которыми|какими| установлен полный пограничный таможенный|пошлинный| контроль, согласно с отметками органов пограничного контроля в паспорте или заменяющим документе.|меняет|

Срок|термин| командировки за границу определяется предпринимателем и не может превышать 60 календарных дней.

Возмещение командировочных расходов. За время пребывания в командировке работнику возмещаются расходы:

а) на проезд (включая предварительный|предварительный| заказ билетов, пользование|использование| постелью в поездах, оплату авиа сборов, провоз багажа) к|до| месту командировки и обратно;

б) на оплату счетов за проживание в гостиницах|отелях| (мотелях) или найм других жилищных|жилых| помещений, а также счета расходов на питания или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, белья|белизны|, чистка и ремонт обуви), за пользование|использование| холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые|какие| установлена отдельная плата), кондиционером;

в) на оплату телефонных счетов;

г) на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (выезд|повозка|), на комиссионные (в случае обмена валютных средств|стоимостей|), обязательное страхование, а также другие документально оформленные расходы, связанные|повязанные| с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые|какие-нибудь| сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Командированному возмещаются расходы на проезд к|до| вокзалу, аэропорту или пристани и с|с| вокзала, аэропорта или иристани| (если эти пункты расположены за границей города) в места отправления, назначения и пересадок, а также расходов на проезд по месту командировки на городском транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи и т.п. (кроме такси) при условии, что|с условием , что,при умові | работнику не предоставлялись средства передвижения бесплатно.

В случае необходимости передвижения в стране командировки предприниматель может определить наемному работнику вид транспорта, которым|каким| он может воспользоваться. Если такое предложение не поступает, то работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта. Расходы за пользование|использование| такси или аренду автотранспорта могут быть возмещены только за счет собственных средств|стоимостей| предпринимателя. С разрешения предпринимателя может учитываться задержка в командировке (в случае болезни или по другим причинам, которые не зависят от работника) длительностью до суток, но не более 60 календарных дней. Необходимость такой задержки должна быть подтверждена справкой дипломатического|дипломатичного| или консульского учреждения Украины за рубежом|за границей|.

За время задержки в дороге|в пути| без уважительных|уважительных| причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы и расходы на наем жилищного|жилого| помещения, а также другие расходы.

Не возмещаются расходы на алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, суммы "чаевые", за исключением случаев, когда суммы "чаевых" включаются в счета в соответствии с|соответственно| законами страны пребывания.

Если принимающая сторона обеспечивает командированного за границу дополнительными валютными средствами|стоимостями| в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и обратно, на наем жилищного|жилого| помещения) или суточных расходов, то предприниматель уменьшает выплату суточных расходов на сумму дополнительно предоставленных средств|стоимостей|. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равная|равная| установленным нормам суточных расходов, то предприниматель выплату суточных расходов не проводит.

В случае командировки за границу на служебном автомобиле (кроме легкового автомобиля) затраты|расхода| на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с|соответственно| действующими нормами за километр пробега и утвержденного маршрута. Возмещаются и другие расходы, связанные|повязанные| с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой| автомобиля, сборы за проезд ґрунтовыми, шоссейными дорогами|путями| и водными переправами. Эти расходы относятся в состав расходов частного|приватного| предпринимателя, если они подтверждены документально.

При командировке за границу на легковом автомобиле нужно помнить, что наемному работнику возмещаются все документально подтвержденные факты в случае, если частный|приватный| предприниматель предварительно|загодя,заранее| их не ограничил соответствующим приказом или распоряжением. Однако частный|приватный| предприниматель будет погашать|погашать,гасящий| данные расходы из|с| разных|различных| источников|родников,истоков|. Возмещаются и включаются в число расходов предпринимателя только те расходы, которые|какие| связаны|повязаны| с техническим обслуживанием автомобиля, а также сборы за проезд ґрунтовыми, шоссейными дорогами|путями| и водными переправами. Расходы на горюче-смазочные материалы будут возмещаться за счет собственных средств|стоимостей| предпринимателя.

Если работник получил аванс за командировку за границу и не выехал, то он должен на протяжении 3 рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть|вернуть| средства|стоимости| в тех денежных единицах, в которых|каких| был выдан|издан| аванс. Обязательным условием отнесения|уноса| расходов на командировку| в состав расходов предпринимателя является наличие документов, подтверждающих взаимосвязь командировки с осуществлением основной деятельности налогоплательщика. Такими документами являются: приглашение принимающей стороны, деятельность которой|какой| совпадает с деятельностью предпринимателя, и заключенный договор (контракт) либо|или| другие документы, свидетельствующие об установлении между ними гражданско-правовых отношений, либо|или| документы, подтверждающие участие предпринимателя (его наемного работника) в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые|какие| проводятся по тематике, совпадающей с основной деятельностью налогоплательщика. Предприниматель должен отнести командировочные расходы в тот отчетный период, в котором|каком| командировка завершена.

При необходимости (проверке) предприниматель должен обеспечить за свой счет перевод отчетных и подтверждающих документов, полученных командированным на иностранном языке|речи|, данные расходы не относятся к|до| расходам предпринимателя и погашаются|погашаются,гасящий| за счет собственных средств|стоимостей|.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства|стоимости| или если по уважительным|уважительным| причинам командированному не выданы|изданные| средства|стоимости| на командировку, то выплата осуществляется не познее 3 дней со дня прибытия командированного из|с| командировки и выдается в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к|до| инвалютам, установленному НБУ на день погашения задолженности.

Если предприниматель принял решение возместить командированому расходы, превышающие установленные нормы, нужно помнить, что:

- во-первых|в первых|, эти расходы не относятся в состав расходов предпринимателя, т.к.| они возмещаются за счет его собственных средств|стоимостей| и|итак| не уменьшают налоговые обязательства при расчете подоходного налога;

- во-вторых, эти| суммы добавляют|прибавляют,додают| к|до| прибыли командированного, т.к.| они увеличивают его совокупную облагаемую налогом прибыль на общих основаниях|основаниях| в соответствии с|соответственно| нормами Декрета № 13-92.

Вывоз валюты при командировке. Постановлением Управления НБУ от 12.07.2000г. № 283 утверждена Инструкция о перемещении инвалюты, платежных документов, банковских металлов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную|пошлинную| границу Украины. Командированный может вывозить за пределы Украины | инвалюту в сумме до 3000 долларов США для физических лиц резидентов и до 1000 долларов США для физических лиц нерезидентов или эквивалент этих сумм в другой инвалюте по официальному обменному курсу гривны к|до| иностранным валютам на день пересечения таможенной|пошлинной| границы, при условии устного декларирования налички| таможенному|пошлинному| органу. Если командированный вывозит сумму свыше 1000 долларов США, но не более| 10 000 долларов США. то он обязан указать в таможенной|пошлинной| декларации|смысла| данную сумму или ее эквивалент в другой инвалюте по официальному обменному курсу гривни| к|до| инвалютам, установленному НБУ на день оформления таможенной|пошлинной| декларации, наличности и/или дорожным чекам в соответствии с справкой уполномоченного банка на вывоз инвалюты и чеков, выраженных в инвалюте, в командировку за границу Украины по форме 01 с (справка действительна на протяжении 1 месяца|луны|).

Командированный может вывозить, с обязательным указанием в таможенной|пошлинном| декларации, инвалюту, ввезенную ранее|ранее| в Украину на законных основаниях|основаниях| (при 'наличии| таможенной|пошлинной| декларации на ее ввоз).

Бухгалтерский учет. Учет расчетов с подотчетными лицами|личностями| согласно Инструкции| о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина Украины от 30.11.99г. №291, ведется на субсчете 172 "Расчеты с подотчетными лицами|личностями|" счета 37 "Расчеты с разными|различными| дебиторами". Учет выданных|изданных| в подотчет сумм ведеться| по дебету счета 372 в корреспонденции со счетами учета денежных средств, в частности|в том числе| с субсчетами 301 "Касса в национальной валюте|" и 302 "Касса в иностранной валюте" счета 30 "Касса".

В учете предприятий, которые используют счета класса 8, потраченные|истраченные,израсходуемые| подотчетные суммы отображаются таким образом: по дебету счета 84 "Другие операционные потери" в корреспонденции с кредитом счета 372.

Для предприятий, которые не используют класс счетов 8, потраченные|истраченные,израсходуемые| подотчетные суммы (в соответствии с|соответственно| утвержденными авансовыми отчетами) отображают по кредиту счета 372 в корреспонденции с дебетом счетов учета расходов (91 "Общепроизводственные расходы", 92 "Административные расходе", 93 "Расходе на сбыт", 94 "Другие расходы операционной деятельности") в зависимости от характера осуществленных расходов.

Принципы формирования расходов в бухгалтерском учете предприятия определенны П(С)БУ 16 "Расходы". Согласно требования|востребованиями| п.7 отмеченного документа расходы признаются расходами отчетного периода одновременно с признанием дохода, для получения которого|какого| они были осуществлены.

Когда деньги выданы|изданы| в подотчет, командировочные расходы, понесенные предприятием, невозможно прямо связать|повязать| с доходом определенного периода, расходы отображают в составе расходов того отчетного периода, в котором|каком| они были осуществлены. Командировочные расходы, связанные|повязанные| с приобретением товарно-материальных ценностей включаются в первичную стоимость| запасов|припасов|.

Следует помнить, что согласно с П(С)БУ ЧТО 21 "Влияние изменения|смены| валютных курсов", сумма расходов признается по курсу НБУ на день выдачи аванса на заграничную командировку|, а сумма не потраченного|истраченного,израсходуемого| аванса - по курсу НБУ на день возвращения|возврата|.