Классификация документов

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Различают следующие виды документов:

1. по видам деятельности:

- научно-технические,

- проектно-сметные,

- нормативные,

- финансово-расчетные,

- организационно-распорядительные,

- отчетно-статистические,

- учебно-методические,

- бухгалтерские и др.

2. по наименованию:

- чертежи,

- схемы,

- приказы,

- распоряжения,

- заявления,

- протоколы,

- инструкции,

- письма и др.

3. по способу документирования:

- рукописные,

- электронные,

- графические,

- типографские,

- кино-, фото-, фонодокументы

4. по месту составления:

- внешние:

- входящие – поступившие в организацию,

- исходящие – отправляемые из организации,

- внутренние – составленные и используемые в организации

5. по происхождению:

- официальные – созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке,

- личные – созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

6. по юридической значимости:

- подлинный – сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения,

- подложный (фальсифицированный) – фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный документ с частично измененными реквизитами

7. по времени создания:

- подлинник – первый или единственный экземпляр документа,

- дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу,

- копия – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (не имеет юридической силы),

- заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость

8. по срокам хранения:

- постоянного хранения (вечное хранение документов без права их уничтожения),

- долговременного хранения (свыше 10 лет),

- временного хранения (до 10 лет)