7.3. Документальное оформление движения основных средств

Аналитический учет основных средств ведется в бухгалтерии по классификационным группам, а внутри групп по видам и местам нахождения.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или на консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств.

Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее чем через пять лет после выбытия.

Первичные документы по учету основных средств:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1),

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма ОС-1а),

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форам ОС-1б).

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначенная руководителем организации. Акты применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями. Акты составляют на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

При передаче основных средств другой организации акты составляют в двух экземплярах.

Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств (форма ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Выписывается в трех экземплярах. Первый – в бухгалтерию, второй – сдатчику, третий – получателю.

Акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Составляется в одном экземпляре. Если ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах.

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4), Акт о списании объекта автотранспортных средств (форма ОС-4а), Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4б) - применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность объектов основных средств. Составляются в двух экземплярах. Первый – в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В них указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т.д.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма ОС-6), Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а), Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма ОС-6б) применяется для объектов основных средств малых предприятий.

Инвентарная карточка - основной регистр аналитического учета основных средств. В инвентарной карточке указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), внутреннее перемещение и причину выбытия, сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов о приеме-передаче, технических паспортов и др.). В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.

Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) оформляют на поступившее на склад оборудование для установки и использования его в качестве объекта основных средств. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии.

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) оформляют передачу оборудования монтажным организациям. В нем указывают монтажную организацию, наименование и стоимость переданного оборудования, его комплектность и выявленные дефекты при наружном осмотре оборудования. Составляется в одном экземпляре.

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16) составляется на дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования. В нем указывают по каждому наименованию оборудования выявленные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов (в одном экземпляре).