ОБУ (Лекції)

3.5.2. Облік розрахунків із підзвітними особами

Для обліку розрахунків із підзвітними особами призначений субрахунок 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми під звіт видаються з каси установи або переказуються на карткові рахунки на оплату видатків, які неможливо або недоцільно здійснювати шляхом безготівкових розрахунків. Підзвітні суми мають цільове призначення і витрачаються винятково на ті цілі, на які вони видані, згідно із кодами бюджетної класифікації видатків.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються як аванс на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження і наукові експедиції, виплата заробітної плати, стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу по завершенні трьох робочих днів.

Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керівника установи і попереднього звітування за раніше отримані аванси.

Суму авансу на господарські потреби обчислюють на підставі інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей.

Видача сум під звіт працівникам, за якими є непогашена заборгованість за попередні суми, не дозволяється.

Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 15.12 2004 року № 637, затвердженого постановою Правління Національного банку України.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 року № 59 із подальшими змінами.

Витрати бюджетної установи на відрядження мають плановий характер і включаються до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження із основною діяльністю установи.

Установа, яка відправляє працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, де зазначено мету поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. За відрядження за кордон вказують умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом), кошторис витрат. Потім працівникові оформлюють посвідчення про відрядження, форму якого затверджено наказом ДПАУ від 28.07.1997 року № 260.

Термін відрядження визначає керівник установи. Цей термін не може перевищувати 30 календарних днів, а за кордон — 60 календарних днів. Виняток становить направлення за кордон на навчання, стажування, підвищення кваліфікації на двосторонніх засадах (міждержавних) військовослужбовців, аспірантів і студентів відповідно до укладених сторонами угод.

Установа, що відряджає працівника в межах України, забезпечує його коштами у вигляді авансу на поточні потреби у розмірах, передбачених нормативно-правовими актами про службові відрядження.

За кожен день (включно із днем приїзду та від’їзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні і час перебування в дорозі, виплачуються добові в межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 року № 663, незалежно від статусу населеного пункту.

За наявності підтверджувальних документів установа відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат із урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, прасування одягу), за користування холодильником, телевізором. Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 % його вартості за добу згідно із поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовують також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами у потягах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

У разі відрядження працівників за кордон установи забезпечують їх коштами в національній валюті держави, до якої вирушає працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати у розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування згідно із встановленими нормами. Якщо аванс видається не в доларах США, а в національній валюті, то спочатку граничні норми добових, установлених у гривнях, перераховують у долари США з огляду на прогнозований курс, а потім суму в доларах помножують на крос-курс, розрахований за офіційним курсом на день видачі авансу.

Норми добових витрат і граничні норми відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших осіб установ та організацій, що утримуються за рахунок коштів бюджету, за відрядження за межи України, в разі зміни прогнозованого офіційного обмінного курсу національної валюти до долара США за поданням Міністерства фінансів України переглядаються після ухвалення Закону України про Державний бюджет на наступний рік.

Отримання авансової суми коштів для виплати на відрядження здійснюється згідно із Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України від 26.03.1998 р. № 119. При цьому для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунка установа подає до уповноваженого банку розрахунок передбачених витрат, в якому зазначено:

номер і дату наказу;
прізвище, ім’я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон;
термін перебування за кордоном;
розрахунок витрат.

До того ж надається доручення на отримання валюти на відрядження в касі уповноваженого банку.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає Звіт про використання коштів на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

До Звіту обов’язково додають підтверджувальні документи: посвідчення на відрядження, проїзні документи, транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи, документи про наймання житла, чеки, квитанції.

Звіт подають упродовж трьох банківських днів після повернення із відрядження. Залишок невикористаних коштів, згідно зі Звітом, підлягає поверненню до каси установи в термін його здавання у тій валюті, в якій було видано аванс. У бухгалтерії установи здійснюють перевірку авансових звітів: перевіряють правильність оформлення первинних документів, здійснюють арифметичну перевірку, визначають законність зроблених витрат. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених Звітів.

Облік розрахунків із підзвітними особами здійснюють на активному рахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього рахунка фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, які відшкодовує підзвітна особа; за кредитом — витрати суми авансу і повернені залишки підзвітних сум.

Операції з обліку розрахунків із підзвітними особами оформлюють спеціальними проведеннями.

Видача авансу підзвітній особі:

Дебет субрахунка 362

Кредит субрахунків 301, 302.

Списання на видатки установи, затверджені суми витрат згідно із поданим звітом:

Дебет субрахунків 801, 811

Кредит субрахунка 362.

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Дебет субрахунків 301, 302

Кредит субрахунку 362.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», форма № 386 (бюджет), у розрізі кодів економічної класифікації видатків (рис. 2.9).

Операції за розрахунками із підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, фіксують в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком 362 обчислюють загальний та окремо за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків, причому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок указує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не надано звітів. Кредитовий відображає розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт.

Рис. 2.9. Схема облікового процесу розрахунків із підзвітними особами за відрядження

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показують у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов’язань установи.

Содержание