Основні бухгалтерські проведення з обліку розрахунків із іншими дебіторами та кредиторами

Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами поєднується в накопичувальних відомостях за формою №408 (меморіальним ордером №4) та формою №409 (меморіальним ордером №6) шляхом використання позиційного способу записів.

Облік розрахунків зі студентами й учнями за проживання і користування постільними речами ведуть в оборотній відомості форми №285.

З метою забезпечення контролю за станом кредиторської заборгованості бюджетних установ та вдосконалення механізму управління залишками бюджетних коштів із 6 жовтня 2000 року Наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 року № 100 впроваджено Порядок обліку зобов’язань розпорядників коштів бюджету, згідно з яким уся кредиторська заборгованість установи на звітну дату підлягає реєстрації в органах Державного казначейства.

Договори, укладені установою з юридичними та фізичними особами в будь-якій формі (письмовій чи усній), реєструються в Книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань, яка ведеться окремо за загальним та спеціальним фондами бюджету. Зареєстровані зобов’язання (укладені договори, враховуючи перенесені договори з минулого року) не мають перевищувати затверджених кошторисних призначень поточного року. Витрати за договорами, укладеними без відповідних бюджетних асигнувань або із перевищенням повноважень, не вважаються бюджетними зобов’язаннями і тому здійснюватися не можуть.

У процесі господарської діяльності в бюджетних установах за взятими бюджетними зобов’язаннями можуть виникати прострочені терміни їх виконання.

Списання такої простроченої кредиторської заборгованості регулюється спеціальними нормативно-правовими актами, а саме: Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріаль­них активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових кош­тів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверд­женою наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 р. № 90 із подальшими змінами і доповненнями.

Списання кредиторської заборгованості бюджетних установ за загальним та спеціальним фондами Державного бюджету (крім власних надходжень), термін позовної давності якої минув і яка є наслідком діяльності установи, здійснюється щоквартально.

Термін позовної давності такої простроченої заборгованості статтею 71 Цивільного Кодексу Української РСР установлений у три роки.

Визначення кредиторської заборгованості, термін позовної дав­ності якої минув і яка є безнадійною для погашення, здійснює окремо створена комісія, затверджена наказом керівника установи, або щорічна інвентаризаційна комісія шляхом інвентаризації розрахунків.

За результатами інвентаризації розрахунків складають акт за довільною формою, в якому визначають суму кредиторської заборгованості, термін позовної давності якої минув і яка є безнадійною до погашення, назву і адресу кредитора, дату й причини виникнення заборгованості, а також заходи, яких уживали для її ліквідації (листи до установи вищого рівня з приводу виділення коштів для погашення цієї заборгованості).

Після затвердження керівником установи акт передається за відомчою підпорядкованістю установі вищого рівня для прийняття рішення щодо доцільності списання. Для установ, що мають подвійну підпорядкованість, таке рішення ухвалює установа вищого рівня, яка затверджує кошторис доходів та видатків.

Установа вищого рівня розглядає подані акти інвентаризації і в разі прийняття відповідного рішення видає наказ про списання з обліку підвідомчої установи кредиторської заборгованості за загальним і спеціальним фондами Державного бюджету (крім власних надходжень), термін позовної давності якої минув. Списання простроченої кредиторської заборгованості бюджетної установи за власними надходженнями здійснюють за таким самим порядком, але рішення про списання приймає керівник установи самостійно, а до відома установи вищого рівня доводять інформацію про проведення такого списання.

У бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості, термін позовної давності якої минув, відображається такою кореспонденцією субрахунків:

за коштами загального фонду:

Дебет субрахунка 675 - кредит субрахунка 431;

за коштами спеціального фонду:

Дебет субрахунка 675 - кредит субрахунка 432.

За цим Порядком підлягають списанню й суми депонентської заборгованості, термін позовної давності якої минув. В обліку операції зі списання депонентської заборгованості, термін позовної давності якої минув, відображають за дебетом субрахунка 671 та кредитом субрахунків 431 (за загальним фондом) та 432 (за спеціальним фондом).

Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік.

У разі списання дебіторської заборгованості, яка виникла під час виконання кошторису доходів і видатків за загальним фондом, роблять бухгалтерський запис:

Дебет субрахунка 431- кредит субрахунка 364.

За списання дебіторської заборгованості, яка виникла під час виконання кошторису доходів і видатків за спеціальним фондом, робиться запис:

Дебет субрахунка 432 - кредит субрахунка 364.

Дебіторська заборгованість, термін позовної давності якої минув, одночасно при списанні на результат фінансової діяльності установи відноситься на позабалансовий рахунок № 07 «Списані активи та зобов’язання» класу 0 розділу II «Позабалансові рахунки» і обліковується на цьому рахунку впродовж п’яти років від списання для нагляду за можливістю її стягнення в разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.