Службові листи. Види службових листів

Задовольняючи потреби письмового спілкування, офіційні листи відтворюють широкий спектр управлінських ситуацій, що дає підс­таву віднести їх до класу організаційно-розпорядчих документів.

Листи, які надсилаються від імені юридичної особи, належать до складу службових.

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлін­ських документів, що є одним із основних засобів обміну інфор­мацією установ між собою, а також з приватними особами, які вирізняють у зв'язку з особливим способом надсилання - поштою.

За функціональною ознакою листування поділяють на:

1. службове;

2. комерційне:

• листи-запити - комерційні документи;

• листи-пропозиції;

• претензійні листи містять пред'явлення претензії партне­рові з приводу невиконання або неналежного виконання взятих зобов'язань.

3. дипломатичне листування;

4. особисте листування.

Офіційні особові листи є формою вияву відносин громадян і державної чи приватної організації.

ФУНКЦІОНАЛЬНЕ ПРИЗНАЧЕННЯ службових листів – обмін інформацією між підприємствами, організаціями, установами різних форм власності. Водночас службовий лист є не тільки носієм певної інформації, а й юридичним документом. Достовірність та відпо­відність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викла­дену інформацію.

Гарантійні - це офіційні листи, які підтверджують взяті зо­бов'язання. Ключовими словами таких листів є «гарантуємо», «гарантую».

Рекламний лист - різновид листа, що має на меті рекламуван­ня товару, послуг, фірми. Листи прямої поштової реклами приз­начені для рекламування товарів, послуг безпосередньо тим лю­дям, в яких зацікавлений рекламодавець.

Листи-прохання містять прохання з обов'язковим обґрунту­ванням зацікавленості адресата та спонукання виконати його певну дію.

Листи-звернення — це листи, адресовані цілому колективові, що спонукають, наприклад, взяти участь у проведенні загальних заходів громадського характеру - ярмарку, виставок, конфе­ренції.

Листи-запрошення — різновид офіційних листів, в яких адре­сату пропонується взяти участь у певному організованому заході.

Листи-вимоги спричинені невиконанням або неналежним ви­конанням партнером узятих зобов'язань - порушення умов угоди, несправність обладнання та ін.

Листи-запити містять запит на нез'ясовані питання у ділових відносинах між юридичними особами.

Листи-попередження застерігають про вживання якихось санкцій у разі невиконання взятих зобов'язань.

Листи-відмови вказують на відмову у проханні - прийманні на ро­боту, подальшій співпраці, наданні знижок тощо.

Листи-нагадування містять факт нагадування, наприклад, прострочення платежів, закінчення терміну виконання якихось завдань тощо.

Листи-повідомлення повідомляють про щось чи підтверджу­ють якийсь факт.

Листи подяки висловлюють вдячність за плідну співпрацю, гостинний прийом.

Листи-підтвердження вказують на досягнутий ступінь згоди або реальний факт.

Листи-розпорядження дають вказівки, розпорядження зазвичай вищого органу до підпорядкованих організацій.

Інформаційні листи повідомляють про заплановані чи вже проведені заходи.

Супровідні листи супроводжують основний(-і) документ(-и), підтверджуючи факт його/їх надсилання, і обов'язково містять до­даткові роз'яснення щодо застосування або порядку виконання основного(-их) документа(-ів) тощо.

За кількістю адресатів виокремлюють:

• колективні листи ;

• циркулярні листи.

За кількістю порушуваних питань листи поділяють на:

• прості, або одноаспектні;

• складні, або багатоаспектні.