3. Порядок розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки виз­начається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - ке­рівниками структурних підрозділів.

Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпо­середньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціа­лізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

• для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

• документи на розмноження, передаються у розмножувальний цех разом із за­мовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

• замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножуваль­ного цеху. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

• оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Питання для самоперевірки.

1. Як відбувається засвідчення копії документа?

2. Охарактеризуйте засоби копіювання й оперативного розмноження документів.

3. Проаналізуйте порядок розмноження документів.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 134-135.

РОЗДІЛ 4. Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ)

ЛЕКЦІЯ 1. Організаційна побудова служб діловодства.

План: