Побудова електронної канцелярії

Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління

Електронна канцелярія повинна включати створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передавання документної інформації каналами електрозв'язку як усередині установи, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслугову­вання, використання засобів програмної підтримки процесів під­готовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх ви­конання й контролю.

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії ха­рактерна орієнтація на автоматизацію часто повторювальних операцій, що виконуються технічним персоналом органу діло­водства. Прикладом таких операцій є документування.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з'єднуються за допомогою внутрішніх лі­ній зв'язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додат­кових функцій: автоматичний зв'язок між робочими місцями, спільну роботу над документом, автоматизований контроль за виконанням тощо.

Третій етап розвитку електронної канцелярії пов'язується зі створенням на основі комп'ютерної техніки автоматизованих ро­бочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об'єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ре­сурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформа­ції. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через ка­нали зв'язку.

Практичне впровадження електронної канцелярії в установі має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури діловодства у досконалому виконан­ні операцій документаційного забезпечення управління та зрос­танню продуктивності управлінської праці.