Правила передавання справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого збері­гання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліко­вими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009р. передають до архіву у 2011р). Справи тимчасового збері­гання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних під­розділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності праців­ника діловодної служби лише після проведення експертизи її нау­ково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення.

Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архі­ву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відпові­дальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'яз­ковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до ар­хіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.