Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному офор­мленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання офор­мляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумерують­ся, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом докумен­тів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на ста­дії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а та­кож особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в кон­верти, які потім підшиваються до справи.

Усі підшиті до справи документи нумеруються простим графі­товим олівцем або нумератором у правому верхньому краю арку­ша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосу­вання чорнила, пасти чи кольорових олівців.

3. Содержание

   • Створення довідково-інформаційних документів
   • Анотація
   • Висновок
   • Графік відпусток
   • Підготовка доповідей.
   • 3. Записки: доповідні, пояснювальні, службові.
   • Оформлення пропозицій.
   • Оформлення рецензій.
   • Оформлення рефератів.
   • Оформлення скарги.
   • 5. Оформлення списку.
   • Службові листи. Види службових листів
   • Основна частина службового листа
   • 3. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення
   • 4. Телеграма
   • 5. Телефонограма
   • 6. Факсограма
   • 1. Машиночитані документи. Класифікація.
   • Особливості машиночитаних документів
   • 2. Електронний документ та його основні специфічні характеристики
   • 3. Документи на перфорованих носіях інформації
   • 1. Документи на магнітних носіях інформації
   • 2. Документи на оптичних носіях
   • 3. Голографічні документи
   • 4. Документа на флеш-накопичувачах пам'яті
   • 1. Засвідчення копії документів
   • 2. Засоби копіювання й оперативного розмноження документів.
   • 3. Порядок розмноження документів
   • Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
   • Організаційна побудова сдзу
   • 2. Загальна характеристика сдзу
   • 3. Функції структурних частин та операції сдзу
   • 4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (сдзу)
   • 5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
   • Положення про структурний підрозділ діловодства
   • 1. Положення про структурний підрозділ діловодства
   • 1. Загальні положення
   • 2. Цілі і задачі служби дзу
   • 3. Функції служби дзу
   • 2. Керування службою діловодства.
   • Документообіг та система управління
   • 2. Документні потоки в установі
   • 1. Організування раціонального документообігу
   • 1. Організація долучення документів до систем
   • 2. Технологічні аспекти долучення документів
   • 1. Завдання і порядок контролю
   • 2. Строки виконання документів
   • Здійснення контролю за виконанням документів
   • Контроль
   • 4. Автоматизована форма контролю
   • Типова та приблизна номенклатура справ
   • Розробка індивідуальної номенклатури справ
   • Побудова зведеної номенклатури справ
   • Оформлення й погодження номенклатури справ
   • Групування у справи документів з паперовими носіями
   • Особливості систематизації електронних документів
   • Оперативне зберігання документів
   • Видача документів зі справ
   • Зберігання електронних документів
   • Експертиза цінності документів
   • Оформлення справ
   • Оформлення обкладинки справи
   • Складання описів справ
   • Правила передавання справ на зберігання
   • Контроль за обігом і виконанням документів
   • Особливості переміщення в архів електронних документів
   • Особливості архівної роботи
   • Суть комп'ютеризації діловодства
   • Вимоги до автоматизації діловодних процесів
   • 3. Вимоги до створення електронних документів
   • Електронний офіс
   • Інформаційні технології у діловодстві
   • Побудова електронної канцелярії
   • 3. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус
   • Умови праці працівників служби діловодства
   • Технічні та ергономічні вимоги до організації робочого місця.