Організаційна побудова сдзу

Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.

Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.

При виборі форми організації роботи з документами для конкретної установи слід враховувати наступні фактори:

1. обсяг документообігу;

2. характер роботи установи, її територіальне розміщення;

3. структура установи та її підрозділів;

4. технічна оснащеність;

5. кваліфікованість керівників, фахівців і технічних виконавців.

Найбільш важливим при виборі форми організації роботи з документами виступає фактор обсягу документообігу.

Зокрема, при цьому використовують так звану категорійність установ:

І-ша категорія: установи з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік.

ІІ-га категорія: установи з документообігом від 25 тисяч до 100 тисяч на рік.

ІІІ-тя категорія: установи з документообігом від 10 тисяч до 25 тисяч документів на рік.

ІV-та категорія: установи з документообігом до 10 тисяч документів на рік.

У невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.

Якщо організація чи установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство, — канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається в спеціально розроблювальному положенні.