3. Функції структурних частин та операції сдзу

1. Функція експедиції: прийом вхідної кореспонденції, сортування, реєстрація, розподіл по структурних підрозділах установи; кількісний облік документів; відправлення вихідної кореспонденції, доставка кореспонденції в структурні підрозділи та адресатам.

2. Функція групи по обліку та реєстрації кореспонденції: облік і реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів, забезпечення функціонування довідково-інформаційного апарата, пошук інформації, перевірка правильності вихідних і внутрішніх документів.

3. Функція групи контролю: контроль за своєчасним використанням документів, перевірка строків виконання структурними підрозділами усних доручень керівника, інформування керівництва про хід виконання документа й доручення.

4. Функція відділу листів: прийом і облік листів, заяв, скарг громадян; підготовка й передача на розгляд керівництву установи заяв, скарг, передача їх на виконання в структурні підрозділи; контроль за строками їхнього виконання, повідомлення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв, скарг, формування справ із пропозиціями, заявами, скаргами та передача їх в архів, аналіз й узагальнення виконання, організація прийому відвідувачів.

5. Функція архіву: прийом, облік, зберігання, використання справ, що підлягають здачі в архів; контроль за правильністю формування, зберігання й використання справ у структурних підрозділах; підготовка справ до передачі в архів.

6. Функція секретаря і його заступників: попередній розгляд і підготовка кореспонденції з найбільш важливих питань; організація документаційного обслуговування нарад, бездокументаційне обслуговування роботи керівництва.

Операції СДЗУ:

1. Контроль за дотриманням стандартів на документи.

2. Експедиційна обробка і доставка документів виконавцям.

3. Реєстрація документів та обліково-довідкова робота.

4. Контроль за виконанням документів.

5. Формування, оформлення, зберігання й використання справ.

6. Оформлення і випуск розпорядницької документації установ.

7. Машинописне виготовлення, копіювання й розмноження службових документів.