Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства в структурному підрозділі, за методичною допомогою працівників архіву установи.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з додаванням великої (початкової) літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.
(Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2009 p., можуть мати номери: 5П-09, 5Т-09та5К-09);
графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справі тривалого зберігання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;
графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;
кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;
у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Содержание