5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

Основою організації праці діловодного персоналу є глибокий і чіткий поділ функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах – положеннях про діловодні підрозділи і посадові інструкції їх працівників.

Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу разом з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.

Положення про відділ чи його структурні підрозділи включає наступні розділи:

загальні положення;
основні функції і задачі;
обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);
організація роботи;
керування підрозділом.

Положення повинне містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підлеглий і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути погоджені з цими підрозділами.

При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності — скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату керування і його діловодної служби.

Питання для самоперевірки.

Проаналізуйте організаційну побудову служб діловодства.
Охарактеризуйте діяльність СДЗУ.
З’ясуйте функції структурних частин та операції СДЗУ.

Література.

Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.
Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.
Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.
Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

ЛЕКЦІЯ 2. Функції працівників служби діловодства

План:

Содержание