5. Телефонограма

Телефонограма — це документ, який передають адресатам по телефону. Вона фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Застосовується телефонограма також для документаційного оформлення усних телефонних переговорів і є одним із видів ді­лової кореспонденції.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень чи дове­дення інформації до відома. Реквізити телефонограм:

1. назва документа (заголовок);

2. номер і дата телефонограми (слово «телефонограма», її но­мер і дату надходження пишуть у першому рядку; датою те­лефонограми є дата її передачі);

3. назва організації і службової особи — одержувача телефо­нограми (кому);

4. текст телефонограми, який має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимов­ляються, складних зворотів. Слова записують повністю, без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;

5. підпис службової особи — керівника організації або його заступника (в окремих випадках — керівників відділів);

6. у графах «передано» і «прийнято» зазначають посаду, ініціа­ли, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, та номе­ри їхніх телефонів.

На деяких підприємствах використовуються спеціальні блан­ки, на яких нотуються телефонограми.