Електронний офіс

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем потребує врахування підходів до моделей “електронних офісів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років. Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань у комп’ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Електронний офіс		система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій

Як правило, виділяють такі етапи розвитку концепції електронного офісу.

Етапи розвитку концепції електронного офісу			електронні засоби опрацювання текстів;
Етапи розвитку концепції електронного офісу			локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
			розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
			електронні архіви і сховища даних;
			регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.

На офіс покладають основні функції організації та управління з регулювання діяльності підприємства у цілому.

Основні функції електронного офісу			реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
Основні функції електронного офісу
			включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
			координація діяльності всередині і зовні організації;
			допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень.

Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями.

Критерій 1. За типом документообігу, який переважає в організації.

Організації, основним видом діяльності яких є виробництво товарів (промислові підприємства). У цих організаціях обсяги технологічного документообігу перевищують обсяги управлінського документообігу.
Організації, для яких основною сферою діяльності є власне сам процес управління (органи державної влади, керівні компанії холдингів). Установи державної влади і управління.

для державних відомств характерні значна територіальна розподіленість, складна ієрархія управління з багатьма ступенями.
великі комерційні підприємства.

Критерій 2. Масштаби організації.

Доцільно виділити (умовно) такі класи організацій:

невеликі (десятки-сотні співробітників);
середні (сотні – тисячі співробітників);
великі (десятки тисяч співробітників).

Критерій 3.Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Об’єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножини організацій різних типів:

ЗМІ, архіви;
малий офіс;
міністерства, холдинги;
комерційні фірми.

Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура організації.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впровадження системи електронного документообігу. Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу.

Для систем документообігу основними параметрами є:

обсяг документообігу;
швидкість руху документів;
вартість виконання типових операцій над документами.

Питання для самоперевірки.

Які основні параметри, що описують документообіг в організації, визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу?
Дайте визначення поняття «електронний документ». Назвати його основні характеристики.
Назвати основні етапи життєвого циклу електронного документа.

Література.

Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.
Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи організації електронного документообігу. Навч. пос. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 112с.

ЛЕКЦІЯ 2. Інформаційні технології в діловодстві

План:

Інформаційні технології в діловодстві.
Побудова електронної канцелярії.
Електронний цифровий підпис.

Содержание