3. Вимоги до створення електронних документів

Службовий електронний документ має адекватно відображати те, що було повідомлено або вирішено, чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформація використовуватись для прийняття управлінських рішень та звітності.

Електронний документ, крім змісту, має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:

1. залишитися цілісною структура службового документа, тоб­то його формуляр та зв'язки між реквізитами, що станов­лять службовий документ;

2. у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

3. мають бути представлені зв'язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.

Основними характеристиками легітимно створеного службо­вого документа незалежно від виду носія є його автентичність, достовірність, цілісність і придатність для користування.

Автентичний службовий документ — це документ, який:

1. належить до того виду, який у ньому зазначено,

2. створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала,

3. створено або надіслано саме в той час, який документально зафіксовано.

Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, ді­яльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого мож­на використовувати в подальшій діяльності.

Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін.