Оперативне зберігання документів

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діло­водства чи призначена розпорядженням керівника особа.

Визначення місця зберігання документів

Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у службі діловодства).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкла­динок справ, що містять документи з паперовими носіями, заз­начають індекси за номенклатурою.

Індекс справи — це цифрове або абетково-цифрове позначення справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці спра­ви. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитися в робочих кімнатах або спеціаль­но відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що зами­каються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального орга­ну зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар коле­гіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язане з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Електронний документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.