Особливості систематизації електронних документів

Процес систематизації електронних документів можна пов'язати із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи. Він вимагає посилання на номенклатуру справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від розміру і характеру установи та її звітності.

Процес систематизації електронних документів містить такі етапи:

визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;
визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;
визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;
визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання чи до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керували так довго, як це потрібно.

Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, опрацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути заходи забезпечення збереження у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документаційними процесами.

Установи можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та безпеки.

Содержание