logo search
К

Оформлення й погодження номенклатури справ

Після остаточного доопрацювання зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують но­менклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.

У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній но­менклатурі протягом діловодного року в графі «Примітка» необ­хідно своєчасно робити відмітки про:

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ ус­танови та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазна­чаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозді­лів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діло­водства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) також зводить усі відомості ра­зом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відпові­дальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, за­ведених на підприємстві за рік.

Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихід­них документів установи та долучаються до справ з номенклату­рами. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомля­ється архів установи.

Складається зведена номенклатура справ у п'яти примірни­ках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погод­ження з державною архівною установою.