Документооборот в торговле
Организационная структура фирмы. Организационно гипотетическая торговая фирма (ТФ) включает следующие основные группы подразделений:
административные подразделения (менеджеров, кадровые и юридические службы, маркетинг);
торговые отделы;
центральный склад (склады);
бухгалтерию;
технические службы.
Основные структурные подразделения ТФ (торговые отделы и центральный склад) имеют достаточно однородную структуру, типовые особенности которой сводятся к следующему:
отдел, как правило, состоит из секций;
отдел (склад) возглавляется заведующим, в функции которого входит решение организационно-технических вопросов, в том числе вопросов расстановки кадров, формирования рабочих графиков, текущей коммерческой (торговой) политики, взаимосвязи с поставщиками;
важным является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение товарного плана (плана прибыли);
товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и рекламные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску продукцию по направлению отдела, ведет оформление (подготовку) договоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;
секции отделов являются автономными в отношении материальной ответственности подразделений; они обеспечивают прием, реализацию через прилавки товаров, учет товаров и денежных средств от реализации через систему кассовых аппаратов, рекламу изданий непосредственно в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для передачи в бухгалтерию;
отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта; при этом, как правило, предусматриваются предоплата по счету ТФ, отпуск товара как через отдел, так и через центральный склад;
возможен отпуск товара непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины, в том числе на дочерние фирмы;
реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.
Специфика торговых отделов проявляется, например, при отпуске товаров по почте или в рамках системы интернет-торговли.
Особенностью отдела "Товары - почтой" является ориентация на реализацию массовых товаров, допускающих хорошую рекламу, а также остатков по основной продукции. В России отмечается нарастающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в том числе через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров, что повышает внимание к доставке товаров по системе "Товары - почтой".
Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, в том числе на юридическую поддержку, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции, включая внутрифирменный учет для управления: учет по подразделениям, по товарам, по поставщикам, по группам клиентов, а также по регионам, если фирма работает на региональных рынках. Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса, хотя в ряде случаев могут решать и самостоятельные задачи.
Структура внешних связей фирмы. Основными внешними связями (рис. 1.21) являются связи с поставщиками, покупателями и смежниками, включая дочерние предприятия. Кроме того, в деятельности ТФ присутствуют разовые контакты.
Взаимосвязи с юридическими лицами регламентируются договорами и счетами на оплату товаров. Оплата товаров частными лицами осуществляется через кассовые операции или через почтовые отправления, банки, по банковским картам (для системы "Товары - почтой").
ТОРГОВАЯ ФИРМА
ПОКУПАТЕЛИ Частные лица Организации
Торговые базы
Производители
Посредники Магазины Предприниматели
Магазины
Предприниматели
Рис. 1.21. Внешние связи торговой фирмы
Структура соответствующих информационных потоков и содержание информации в них регламентированы типовыми и внутренними инструкциями. Финансовые документы проходят через бухгалтерию. Оформление договоров осуществляется централизованно или в отделах по унифицированным типовым договорам.
Типовые договоры оформляются централизованно товароведами коммерческой службы или склада при автоматизации информационных потоков. Для учета поставщиков и покупателей целесообразно ведение единой базы данных по ним с накоплением информации на складе (в отделе) и в бухгалтерии.
Общие информационные потоки не отличаются от потоков других групп предприятий (входящие и исходящие (нормативные, информационные, запросные и т.д.), а также внутренние документы).
Типовые задачи подразделений фирмы и классификация доку ментопотоков. Торговые отделы, как правило, являются относи
тельно независимыми в аспекте товарной политики подразделениями ТФ, работающими на основе повременно-премиальной системы оплаты. Непосредственная заинтересованность отделов в результатах своей коммерческой деятельности основана на зависимости оплаты труда от объема реализованной продукции в виде процента от объема. Основой управления торговой деятельностью отделов ТФ являются возможность и заинтересованность отделов в поиске поставщиков и улучшении качества и форм обслуживания покупателей. Непосредственные предложения покупателей и поставщиков формируют товарный ассортимент и обеспечивают рост товарооборота отдела в закрепленном направлении.
Для управляемости подразделений желательна относительная определенность в товарной ориентации отделов. Это должно способствовать не только развитию внутренней конкуренции между отделами, но и взаимопомощи.
Анализ деятельности отделов и документопотоков позволяет заключить, что основные функциональные компоненты достаточно однородны, а особенности определяются не предметом, а формой торговли. При этом можно выделить следующие типы торговой деятельности:
торговля товарами, поступившими на условиях обязательной оплаты;
торговля комиссионной продукцией;
торговля по договорным ценам;
мелкооптовая торговля;
торговля по схеме "Товары - почтой";
бартерный обмен товарами для расширения ассортимента;
организация торговли смежными товарами;
торговля информацией и перераспределение товаров в пределах некоторого "пула" предприятий и организаций торговли, включая обменные операции по бартеру;
выездная торговля, включая организацию временных киосков.
При проведении обследования ТФ необходимо:
фиксировать концепцию развития, в том числе миссию и цели фирмы;
проводить обследование рынков, на которых работает ТФ, и позиционировать на них продаваемые продукты и предоставляемые услуги;
выявлять особенности каждого из указанных выше видов торговли;
классифицировать клиентов и определять клиентскую ориентацию в зависимости от продуктов и услуг, а также территориальных особенностей;
проводить обследования подразделений фирмы, определять структуру и регламент деятельности подразделений;
формализовать документооборот (номенклатуру и формы обрабатываемых торговых и информационных документов);
создавать внутренние инструкции, регламентирующие документооборот и соответствующий ему документопоток, включая регламент доступа к информации.
Результаты подготовительного этапа оформляются отчетом, на основании которого разрабатывается проект документооборота. Некоторые общие соображения по методам проектирования информационной системы изложены в главе 1 части 1.
К основным видам документов относятся:
договоры на поставку продукции (подготовительная редакция, предварительный договор (о намерениях), конкретный договор с полными атрибутами и ответственностью); типовая форма договора включает в себя юридические и почтовые адреса сторон, реквизиты и форму отгрузки, перечень и телефоны ответственных лиц, формы связи, а также перечень, объем поставок и отпускную цену;
договоры комиссии, предусматривающие условия оплаты по мере реализации продукции, а также правила корректировки цены, сроки реализации и условия отгрузки товара, включая механизм его возврата при неполной реализации, и тарифы за дополнительное хранение товара. Принципиальным отличием комиссионной торговли является учет товара "за балансом" до момента реализации, включая возможную торговую накидку;
акт (накладная) о переоценке товара;
акт о списании, аналогичный по форме акту о переоценке товаров;
карточки наличия, поступлений и реализации товаров в отделе;
* См.: Карминский A.M., Черников Б.В. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. - 4.1. Методология создания: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006.
накладные, поступающие при перемещении товара со склада или другого подразделения; накладные на отпуск товара содержат данные о наименовании, учетном номере товара или штрих-коде (если таковой имеется), отпущенном в отдел количестве товара, стандарте упаковки, стоимости товара по розничной цене с учетом установленной на него накидки;
акт учета (периодически по сумме товаров);
счет на поставку товара по мелкому опту;
счет-фактура на поставку (получение) товара;
товарный отчет, составляемый в регламентированные периоды самостоятельно каждым подразделением, обладающим коллективной материальной ответственностью.
Товарный отчет содержит данные о номерах документов строгой отчетности (накладных, счетов, актов) за отчетный период и итоговых суммах по каждому документу с разбивкой на типы поступлений и затрат в соответствии с принятой для ТФ классификацией проводок по бухгалтерским счетам, данные кассовой отчетности за этот период, а также сведения о наличии товарных остатков на начало периода, итог поступлений в подразделение, данные о передаче товаров в другие подразделения, кассовые отчеты и перечисления по счетам, что позволяет сформировать баланс подразделения на момент отчета.
В рамках управленческого учета подготавливаются необходимые отчеты, среди которых выделим справки:
о текущем балансе;
о заказанном товаре и условиях поставки;
об остатках товара на складе;
об остатках товара и его поступлениях в отдел за текущий период (с разбивкой по типам товара);
о финансовом положении отдела (реализации, субсчете, поступлении средств по мелкому опту) и прогнозе на ближайший период исходя из заключенных договоров и тенденций реализации.
Естественным представляется ведение аналитических субсчетов по подразделениям для управленческой деятельности, группам товаров, видам торговли, поставщикам, группам клиентов.
Бухгалтерия обеспечивает учет:
поступления и реализации товаров;
поступления и реализации комиссионных товаров (забалансовый учет);
кассовых операций;
кредитных, расчетных операций и финансирования;
расчетных операций с покупателями и поставщиками;
заработной платы;
основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, хозяйственных материалов;
фондов, резервов, кредитов и финансирования,
а также составление сводного баланса (Главная книга) и проведение управленческого учета.
Особой тщательности требует анализ документооборота администрации (руководства, кадровой и юридической, коммерческой и информационно-рекламной службы), так как он менее унифицирован и имеет отличия, связанные с пристрастием руководства к тем или иным управленческим схемам. Следует отметить, что совершенствование организации документопотоков происходит постепенно путем перехода от бумажных носителей через смешанные документопотоки к безбумажным технологиям. В частности, для безбумажного учета перспективным является использование штрих-кодирования.
При формировании интегрированной автоматизированной системы в качестве типовых можно выделить следующие автоматизированные рабочие места:
формирования договоров на поставку продукции (АРМ "Договор");
учета поступлений, хранения, распределения и реализации товарной продукции (АРМ "Товарооборот") в модификациях для склада и торговой секции;
мелкооптовой (оптовой) торговли и бартерного обмена (АРМ "Опт");
бухгалтерского учета (касса, учет товарооборота, банковских расчетов, заработной платы, прочих учетов и расчетов, ведения управленческого учета, сводных отчетов и подготовки справок - АРМ "Бухгалтерия");
автоматизации розничной торговли и кассовых операций на основе штрихового кодирования (АРМ "Секция");
работы с персоналом (АРМ "Кадры");
юридической службы (АРМ "Юрист");
рекламы, маркетинговых и аналитических исследований, анализа коммерческой деятельности (АРМ "Аналитик").
Основное внимание далее сосредоточим на АРМ "Товарооборот" и "Секция", так как другие подсистемы имеют типовые структуру и функции.
Многие торговые компании занимаются доставкой товара. Это порождает серьезные материальные, финансовые и информационные потоки, а вместе с ними и проблемы, связанные с неточным исполнением заказов, потерей и хищением товаров. Информационная система позволяет максимально точно планировать подготовку, погрузку и доставку продукции и сопроводительной документации, в системе четко фиксируется материальная ответственность. Это позволяет повысить эффективность транспортного подразделения и получить от существующих ресурсов максимальную пропускную способность.
Для принятия верных решений руководство компании должно владеть точной, подробной и своевременной информацией. Современные механизмы формирования аналитических отчетов на основе данных системы автоматизации позволяют получить такие сведения в нужный момент.
Максимальный эффект от использования информационных технологий торгово-закупочная компания получит в результате внедрения системы комплексной автоматизации, т.е. системы, затрагивающей все бизнес-процессы компании (логистические и финансовые процессы, процессы управления персоналом и ресурсами и т.д.). Благодаря единому информационному пространству и общим механизмам и принципам, заложенным в комплексную систему, положительные результаты проявляются на всех этапах деятельности компании.
- Бухгалтерский учет на предприятии
- Проблемы автоматизации бухгалтерского учета
- Потоки информационного взаимодействия на предприятии по финансовым вопросам
- Классификация бухгалтерских программ и систем
- Мини-бухгалтерия
- Функциональные возможности типовой бухгалтерской мини-системы
- Комплексная автоматизация бухгалтерского учета
- Типовая структура комплексной бухгалтерской системы
- Автоматизация складского и оперативно-хозяйственного учета
- Автоматизация расчета заработной платы
- 1.2.5. Домашняя бухгалтерия
- Тенденции развития бухгалтерских систем
- Информатизация банковской деятельности
- Информационная поддержка финансовых институтов в рыночной экономике
- Система финансовых рынков
- Классификация банковских информационных систем
- Унифицированные решения в сфере автоматизации банковской деятельности
- Структурная схема комплексной автоматизации банка
- Функции модулей автоматизации учетных операций
- Функции модулей анализа и формирования отчетности
- Структура системы планирования банковской деятельности
- Автоматизация работы филиалов банка
- Системы интерактивного обслуживания
- Перспективы развития интерактивных услуг
- Банковские карточки в России
- Функциональная схема платежной системы
- Интернет-банкинг
- Video banking в виде системы интерактивного общения клиента с персоналом банка.
- Тенденции банковской автоматизации
- Распределенная депозитарная система. Проблемы и решения
- Информационные технологии депозитарного учета
- Информационные технологии реестродержателя
- Автоматизация фондовой торговли
- Автоматизация в торговле
- Документооборот в торговле
- Автоматизация учета в торговле
- Штрих-коды как средство автоматизации торговых операций
- Безналичные расчеты с покупателем
- Автоматизация внешнеэкономической деятельности