Документооборот в торговле

Организационная структура фирмы. Организационно гипоте­тическая торговая фирма (ТФ) включает следующие основные груп­пы подразделений:

• административные подразделения (менеджеров, кадровые и юридические службы, маркетинг);

• торговые отделы;

• центральный склад (склады);

• бухгалтерию;

• технические службы.

Основные структурные подразделения ТФ (торговые отделы и центральный склад) имеют достаточно однородную структуру, типо­вые особенности которой сводятся к следующему:

• отдел, как правило, состоит из секций;

• отдел (склад) возглавляется заведующим, в функции которого входит решение организационно-технических вопросов, в том числе вопросов расстановки кадров, формирования рабочих графиков, теку­щей коммерческой (торговой) политики, взаимосвязи с поставщиками;

• важным является формирование ассортимента, обеспечиваю­щего выполнение товарного плана (плана прибыли);

• товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и реклам­ные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску про­дукцию по направлению отдела, ведет оформление (подготовку) до­говоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;

• секции отделов являются автономными в отношении матери­альной ответственности подразделений; они обеспечивают прием, реализацию через прилавки товаров, учет товаров и денежных средств от реализации через систему кассовых аппаратов, рекламу изданий непосредственно в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для передачи в бухгалтерию;

• отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта; при этом, как правило, предусматриваются предоплата по счету ТФ, отпуск товара как через отдел, так и через центральный склад;

• возможен отпуск товара непосредственно с центрального скла­да при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины, в том числе на дочерние фирмы;

• реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.

Специфика торговых отделов проявляется, например, при отпус­ке товаров по почте или в рамках системы интернет-торговли.

Особенностью отдела "Товары - почтой" является ориентация на реализацию массовых товаров, допускающих хорошую рекламу, а также остатков по основной продукции. В России отмечается нарас­тающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в том числе через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров, что повышает внимание к доставке товаров по системе "Товары - почтой".

Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, в том числе на юридическую поддержку, реализацию кадро­вой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактиче­ского управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции, включая внутрифирменный учет для управления: учет по подразде­лениям, по товарам, по поставщикам, по группам клиентов, а также по регионам, если фирма работает на региональных рынках. Техни­ческие подразделения ориентированы на поддержку бизнеса, хотя в ряде случаев могут решать и самостоятельные задачи.

Структура внешних связей фирмы. Основными внешними свя­зями (рис. 1.21) являются связи с поставщиками, покупателями и смежниками, включая дочерние предприятия. Кроме того, в деятель­ности ТФ присутствуют разовые контакты.

Взаимосвязи с юридическими лицами регламентируются догово­рами и счетами на оплату товаров. Оплата товаров частными лицами осуществляется через кассовые операции или через почтовые отправ­ления, банки, по банковским картам (для системы "Товары - почтой").

ТОРГОВАЯ ФИРМА

ПОКУПАТЕЛИ

Частные лица

Организации

Торговые базы

Производители

Посредники

Магазины

Предприниматели

Рис. 1.21. Внешние связи торговой фирмы

Структура соответствующих информационных потоков и содер­жание информации в них регламентированы типовыми и внутренни­ми инструкциями. Финансовые документы проходят через бухгалте­рию. Оформление договоров осуществляется централизованно или в отделах по унифицированным типовым договорам.

Типовые договоры оформляются централизованно товароведами коммерческой службы или склада при автоматизации информацион­ных потоков. Для учета поставщиков и покупателей целесообразно ведение единой базы данных по ним с накоплением информации на складе (в отделе) и в бухгалтерии.

Общие информационные потоки не отличаются от потоков дру­гих групп предприятий (входящие и исходящие (нормативные, ин­формационные, запросные и т.д.), а также внутренние документы).

Типовые задачи подразделений фирмы и классификация до­ку ментопотоков. Торговые отделы, как правило, являются относи­

тельно независимыми в аспекте товарной политики подразделениями ТФ, работающими на основе повременно-премиальной системы оп­латы. Непосредственная заинтересованность отделов в результатах своей коммерческой деятельности основана на зависимости оплаты труда от объема реализованной продукции в виде процента от объе­ма. Основой управления торговой деятельностью отделов ТФ явля­ются возможность и заинтересованность отделов в поиске поставщи­ков и улучшении качества и форм обслуживания покупателей. Непо­средственные предложения покупателей и поставщиков формируют товарный ассортимент и обеспечивают рост товарооборота отдела в закрепленном направлении.

Для управляемости подразделений желательна относительная оп­ределенность в товарной ориентации отделов. Это должно способст­вовать не только развитию внутренней конкуренции между отдела­ми, но и взаимопомощи.

Анализ деятельности отделов и документопотоков позволяет за­ключить, что основные функциональные компоненты достаточно однородны, а особенности определяются не предметом, а формой торговли. При этом можно выделить следующие типы торговой дея­тельности:

• торговля товарами, поступившими на условиях обязательной оплаты;

• торговля комиссионной продукцией;

• торговля по договорным ценам;

• мелкооптовая торговля;

• торговля по схеме "Товары - почтой";

• бартерный обмен товарами для расширения ассортимента;

• организация торговли смежными товарами;

• торговля информацией и перераспределение товаров в преде­лах некоторого "пула" предприятий и организаций торговли, включая обменные операции по бартеру;

• выездная торговля, включая организацию временных киосков.

При проведении обследования ТФ необходимо:

• фиксировать концепцию развития, в том числе миссию и цели фирмы;

• проводить обследование рынков, на которых работает ТФ, и позиционировать на них продаваемые продукты и предоставляемые услуги;

• выявлять особенности каждого из указанных выше видов тор­говли;

• классифицировать клиентов и определять клиентскую ориен­тацию в зависимости от продуктов и услуг, а также территориальных особенностей;

• проводить обследования подразделений фирмы, определять структуру и регламент деятельности подразделений;

• формализовать документооборот (номенклатуру и формы об­рабатываемых торговых и информационных документов);

• создавать внутренние инструкции, регламентирующие доку­ментооборот и соответствующий ему документопоток, включая рег­ламент доступа к информации.

Результаты подготовительного этапа оформляются отчетом, на основании которого разрабатывается проект документооборота. Не­которые общие соображения по методам проектирования информа­ционной системы изложены в главе 1 части 1.

К основным видам документов относятся:

• договоры на поставку продукции (подготовительная редакция, предварительный договор (о намерениях), конкретный договор с полными атрибутами и ответственностью); типовая форма договора включает в себя юридические и почтовые адреса сторон, реквизиты и форму отгрузки, перечень и телефоны ответственных лиц, формы связи, а также перечень, объем поставок и отпускную цену;

• договоры комиссии, предусматривающие условия оплаты по мере реализации продукции, а также правила корректировки цены, сроки реализации и условия отгрузки товара, включая механизм его возврата при неполной реализации, и тарифы за дополнительное хра­нение товара. Принципиальным отличием комиссионной торговли является учет товара "за балансом" до момента реализации, включая возможную торговую накидку;

• акт (накладная) о переоценке товара;

• акт о списании, аналогичный по форме акту о переоценке то­варов;

• карточки наличия, поступлений и реализации товаров в отделе;

* См.: Карминский A.M., Черников Б.В. Информационные системы в эконо­мике: В 2-х ч. - 4.1. Методология создания: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006.

• накладные, поступающие при перемещении товара со склада или другого подразделения; накладные на отпуск товара содержат данные о наименовании, учетном номере товара или штрих-коде (ес­ли таковой имеется), отпущенном в отдел количестве товара, стан­дарте упаковки, стоимости товара по розничной цене с учетом уста­новленной на него накидки;

• акт учета (периодически по сумме товаров);

• счет на поставку товара по мелкому опту;

• счет-фактура на поставку (получение) товара;

• товарный отчет, составляемый в регламентированные перио­ды самостоятельно каждым подразделением, обладающим коллек­тивной материальной ответственностью.

Товарный отчет содержит данные о номерах документов строгой отчетности (накладных, счетов, актов) за отчетный период и итоговых суммах по каждому документу с разбивкой на типы поступлений и затрат в соответствии с принятой для ТФ классификацией проводок по бухгалтерским счетам, данные кассовой отчетности за этот период, а также сведения о наличии товарных остатков на начало периода, итог поступлений в подразделение, данные о передаче товаров в другие подразделения, кассовые отчеты и перечисления по счетам, что позво­ляет сформировать баланс подразделения на момент отчета.

В рамках управленческого учета подготавливаются необходимые отчеты, среди которых выделим справки:

• о текущем балансе;

• о заказанном товаре и условиях поставки;

• об остатках товара на складе;

• об остатках товара и его поступлениях в отдел за текущий пе­риод (с разбивкой по типам товара);

• о финансовом положении отдела (реализации, субсчете, посту­плении средств по мелкому опту) и прогнозе на ближайший период исходя из заключенных договоров и тенденций реализации.

Естественным представляется ведение аналитических субсчетов по подразделениям для управленческой деятельности, группам това­ров, видам торговли, поставщикам, группам клиентов.

Бухгалтерия обеспечивает учет:

• поступления и реализации товаров;

• поступления и реализации комиссионных товаров (забалансо­вый учет);

• кассовых операций;

• кредитных, расчетных операций и финансирования;

• расчетных операций с покупателями и поставщиками;

• заработной платы;

• основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, хозяйственных материалов;

• фондов, резервов, кредитов и финансирования,

а также составление сводного баланса (Главная книга) и проведение управленческого учета.

Особой тщательности требует анализ документооборота админи­страции (руководства, кадровой и юридической, коммерческой и информационно-рекламной службы), так как он менее унифицирован и имеет отличия, связанные с пристрастием руководства к тем или иным управленческим схемам. Следует отметить, что совершенство­вание организации документопотоков происходит постепенно путем перехода от бумажных носителей через смешанные документопотоки к безбумажным технологиям. В частности, для безбумажного учета перспективным является использование штрих-кодирования.

При формировании интегрированной автоматизированной систе­мы в качестве типовых можно выделить следующие автоматизиро­ванные рабочие места:

• формирования договоров на поставку продукции (АРМ "Договор");

• учета поступлений, хранения, распределения и реализации то­варной продукции (АРМ "Товарооборот") в модификациях для скла­да и торговой секции;

• мелкооптовой (оптовой) торговли и бартерного обмена (АРМ "Опт");

• бухгалтерского учета (касса, учет товарооборота, банковских расчетов, заработной платы, прочих учетов и расчетов, ведения управленческого учета, сводных отчетов и подготовки справок - АРМ "Бухгалтерия");

• автоматизации розничной торговли и кассовых операций на основе штрихового кодирования (АРМ "Секция");

• работы с персоналом (АРМ "Кадры");

• юридической службы (АРМ "Юрист");

• рекламы, маркетинговых и аналитических исследований, ана­лиза коммерческой деятельности (АРМ "Аналитик").

Основное внимание далее сосредоточим на АРМ "Товарооборот" и "Секция", так как другие подсистемы имеют типовые структуру и функции.

Многие торговые компании занимаются доставкой товара. Это порождает серьезные материальные, финансовые и информационные потоки, а вместе с ними и проблемы, связанные с неточным исполне­нием заказов, потерей и хищением товаров. Информационная систе­ма позволяет максимально точно планировать подготовку, погрузку и доставку продукции и сопроводительной документации, в системе четко фиксируется материальная ответственность. Это позволяет по­высить эффективность транспортного подразделения и получить от существующих ресурсов максимальную пропускную способность.

Для принятия верных решений руководство компании должно владеть точной, подробной и своевременной информацией. Совре­менные механизмы формирования аналитических отчетов на основе данных системы автоматизации позволяют получить такие сведения в нужный момент.

Максимальный эффект от использования информационных тех­нологий торгово-закупочная компания получит в результате внедре­ния системы комплексной автоматизации, т.е. системы, затрагиваю­щей все бизнес-процессы компании (логистические и финансовые процессы, процессы управления персоналом и ресурсами и т.д.). Бла­годаря единому информационному пространству и общим механиз­мам и принципам, заложенным в комплексную систему, положитель­ные результаты проявляются на всех этапах деятельности компании.