4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (сдзу)

Організація праці містить у собі вирішення наступних питань :

1) Чітка організаційна побудова СДЗУ, вибір найбільш раціональної форми роботи з документами – всі установи діляться на 4 категорії залежно від обсягу документообігу (кількість документів оброблюваних установою за рік) в установі 1, 2, 3 категорії, робота з документами здійснює канцелярія, а в установах 4 категорії – секретаріат. Зазначене централізує роботу СДЗУ під єдиним керівництвом. Централізація дозволяє забезпечити оперативне виконання документаційних робіт, створює чіткі взаємодії між структурними підрозділами, що входять до СДЗУ, підвищує якість обробки документів.

2) Правильне розмежування функції між окремими виконавчими та кваліфікаційними підрозділами. Вирішення цього питання здійснюється шляхом впровадження таких нормативних документів: державних стандартів, інструкції з документування управлінської діяльності; посадової інструкції.

3) Нормування праці співробітників СДЗУ. Мають бути розроблені методичні рекомендації з нормування праці інженерно-технічних працівників і службовців, типові норми часу на роботи з документами, у тому числі й виконання машинописних робіт.

Нормування праці покликано забезпечити нормальне завантаження співробітників протягом дня, тижня, місяця, року.

4) Регламентація посадового та кількісного складу, складу персоналу СДЗУ, підвищення його кваліфікаційного рівня та культури праці. Чисельність працівників СДЗУ розраховується по службі в цілому та по її структурних підрозділах.

При формуванні СДЗУ слід виходити з мінімальної чисельності працівників, яких необхідно залучити до виконання кожної функції документаційного обслуговування. Ця чисельність повинна визначатися залежно від обсягу документообігу на основі типових норм часу на документаційні роботи.

5) Раціональна організація робочих місць і забезпечення сприятливих умов праці.