Автоматизация внешнеэкономической деятельности

Автоматизация внешнеэкономической деятельности (ВЭД) ори­ентирована как на организаторов такой деятельности, так и на ее уча­стников. Особенностью ВЭД является обеспечение адекватного су­ществующему законодательству трансграничного взаимодействия между партнерами как в материальной (переход границы товарами и услугами), так и в финансовой (финансовые расчеты) сферах. В дан­ную категорию участников экономического процесса входят внешне­торговые организации, поставщики и покупатели товаров и услуг, таможенные органы и ряд других участников ВЭД. Направления дея­тельности, требующие информационной поддержки, охватывают:

• экспорт и импорт (торговля, логистика, таможенный комплекс, подготовка контрактов и платежных документов);

• туристический и гостиничный бизнес;

• отчетность иностранных и совместных компаний (отчетность по россйским и международным стандартам финансовой отчетности, автоматизация деятельности представительств иностранных компа­ний и др.).

Для большинства участников ВЭД структура взаимодействия от­дельных ее участников поддается унификации. Как правило, соответ­ствующие блоки могут быть встроены в типовое информационное обеспечение производственной деятельности. Это характерно для предприятий торговли, логистических компаний, производственных компаний, осуществляющих совместную с иностранными партнера­ми деятельность. В то же время некоторые участники ВЭД имеют свою специфику, как, например, таможенные органы, основная дея­тельность которых ориентирована именно на эту сферу.

Рассмотрим особенности автоматизации применительно к неко­торым конкретным группам участников ВЭД.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии внеш­неэкономической деятельности. Предусматривает ведение двух планов счетов - рублевого и валютного. Механизм автоматического переноса проводок за месяц из рублевого плана счетов в валютный предусматривает перенос проводок по курсу на дату совершения операции, за исключением проводок по материалам и основным средствам.

При автоматизации учета импортных материалов пользователь заносит информацию об импортируемых материалах, перечисленных в счете, и суммы таможенных платежей. Расчет себестоимости каж­дого материала включает пропорционально распределенные тамо­женные затраты. Полученная себестоимость при проведении доку­мента фиксируется в справочнике материалов. Формируются соот­ветствующие проводки по оприходованию материалов и распределению затрат на таможенные расходы.

Автоматизация логистики импортных и экспортных поста­вок. Позволяет осуществлять логистический контроль за выполнени­ем конкретных заказов. Как правило, учет заказов по постав­ке/получению товаров организуется в реальном времени, по каждому конкретному заказу отслеживаются все операции с момента поступ­ления заказа до полной его оплаты и отгрузки.

Первоначальным документом является заказ. В документе отра­жаются номенклатура и количество товара, данные о поставщике, фирме-покупателе. После ответа поставщика формируется счет, кон- кретизующий цену и сроки поставки. Система должна поддерживать комфортный для покупателя режим, в частности предусматривать поддержание системы резервирования товаров и услуг, а также сис­темы скидок постоянным покупателям/контрагентам.

В момент отгрузки товара от поставщика создается документ "Отгрузочная накладная". Ведется контроль заказанного товара, зака­занного, но не отгруженного товара и отгруженного поставщиком товара. Осуществляется контроль взаиморасчетов с поставщиком.

При получении товара создается приходная накладная на склад организации. В случае некондиции/недопоставки товара создается документ "Накладная несоответствия", который влияет на взаимо­расчеты с поставщиком и остатки товара на складе. Отдельные доку­менты формируются при перемещении товара. Особые группы доку­ментов формируются для осуществления и контроля платежей по заказу, для отгрузки товара и др. Все документы формируются в раз­резе заказа.

Обеспечивается получение аналитической отчетности по направ­лениям контроля перевозок, поставок, движения и использования товаров, расчетов. Отчеты могут формироваться в различных валю­тах как на русском, так и английском языках. Они предусматривают анализ финансово-хозяйственной деятельности логистической ком­пании или группы компаний в целом.

Естественным для автоматизации системы международных по­ставок является автоматизация подготовки грузовых таможенных деклараций и всего комплекта таможенных документов. Поэтому актуально наличие информационного обеспечения для контроля пра­вильности заполнения таможенных документов, определения ошибок и корректировки документов, а также акцентирование моментов, требующих особого внимания.

Информационное обеспечение таможенных функций. Ком­плексы таможенных программ ориентированы как на таможенные органы, так и на клиентов, осуществляющих ВЭД.

Для субъектов ВЭД разработаны комплексы автоматизации скла­да временного хранения, подготовки отчетов для передачи в тамо­женные органы, подготовки отчетов таможенного брокера, автомати­зированное рабочее место декларанта.

Аналитические подсистемы позволяют оценить выгодность внешнеторгового контракта.

Справочные подсистемы содержат тексты нормативных докумен­тов по таможенному и налоговому законодательству и внешнеэконо­мической деятельности, справочники по ВЭД, кодам товара и миро­вым ценам, по грузовым перевозкам и тарифам. Для таможенных ор­ганов предусмотрены проверка правильности заполнения комплекта таможенных документов и декларации, заполнение документов для перемещения грузов между таможнями, справочник среднеконтракт- ных цен товаров, ведение документов склада, учет и отчетность, ав­томатизация складской деятельности.

Программные реализации предусматривают, как правило, доста­точно полный объем пользовательского интерфейса и сервисных функций, включая комплексную подготовку документов, ведение архива, автоматический расчет пошлин и сборов, работу одновре­менно с несколькими товарами и в интересах нескольких предпри­ятий - участников ВЭД и др.

Для автоматизации взаимодействия склада временного хранения с таможенным органом реализуется ряд специфических функций: сообщается о прибытии транспортных средств, подготавливаются акты приемки и выдачи груза с временного хранения, осуществляет­ся форматно-логический контроль присланных документов, сроков при прохождении грузов через склад, дистанционно передаются до­кументы для таможенной проверки.