Автоматизация учета в торговле

Для торговой фирмы движение товаров и денег играет главенст­вующую роль, поэтому автоматизация торговой деятельности преду­сматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В основу ряда комплексов положены схемы документооборота и принципы, аналогичные описанным выше.

1. Комплексный охват деятельности фирмы.

2. Отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным опера­циям.

3. Учет товаров в разрезе партий в учетных ценах.

4. Получение текущей информации по состоянию складов, мага­зинов и прочих подразделений фирмы, а также о взаимоотношениях с покупателями и поставщиками.

5. Организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия и др.

6. Проведение маркетинговых исследований и финансового ана­лиза по результатам деятельности фирмы за любой период времени.

7. Ведение независимого учета по нескольким фирмам с возмож­ностью объединения отчетов об их деятельности.

8. Ведение многовалютного учета.

9. Представление данных в российском или международном стандарте.

10. Возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте.

11. Максимальная гибкость в настройке комплекса и в распреде­лении прав доступа.

12. Работа в сетях с большими объемами данных; распределен­ный характер системы.

13. Максимальная открытость комплекса, в том числе возмож­ность экспорта в популярные программные среды.

14. Легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента.

15. Возможность стыковки и интеграции с другими программны­ми продуктами.

Рассмотрим более подробно управление складской деятельно­стью торговой фирмы (на складах и в торговых точках). Общая схема документооборота для складской деятельности в торговле представ­лена на рис. 1.23.

При этом учитываются следующие факторы:

• товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;

• товар может оцениваться в различных валютах;

• товар может иметь различный статус, например статус резер­вирования;

• товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также от состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке.

Рис. 1.23. Схема управления складской деятельностью в торговле

Особое значение имеет взаимосвязь между подсистемами торго­вых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бух­галтерией и подсистемой аналитической и управленческой отчетно­сти. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием лю­бых отчетных документов, которые охватывают:

• поставки с аналитикой по подразделениям, поставщикам, това­рам или группам товаров, проведение взаимозачетов, получение об­щего свода по поставщикам;

• продажи по различным видам торговой деятельности с анали­зом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;

• загрузку складов товаром на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;

• переоценку, возврат, перемещения по поставщику, покупателю, товару или подразделению;

• транспортные расходы.

Основой для автоматизации торгового зала может служить вне­дрение штрих-кодов в качестве стандарта деятельности ТФ.