5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

Основою організації праці діловодного персоналу є глибокий і чіткий поділ функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах – положеннях про діловодні підрозділи і посадові інструкції їх працівників.

Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу разом з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.

Положення про відділ чи його структурні підрозділи включає наступні розділи:

• загальні положення;

• основні функції і задачі;

• обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);

• організація роботи;

• керування підрозділом.

Положення повинне містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підлеглий і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути погоджені з цими підрозділами.

При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності — скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату керування і його діловодної служби.

Питання для самоперевірки.

1. Проаналізуйте організаційну побудову служб діловодства.

2. Охарактеризуйте діяльність СДЗУ.

3. З’ясуйте функції структурних частин та операції СДЗУ.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.

4. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

ЛЕКЦІЯ 2. Функції працівників служби діловодства

План: