1. Засвідчення копії документів

Копія документа виготовляється й видається працівникам чи взагалі громадянам з дозволу керівника установи або керівника її структурного підрозділу. Звичайно установа може робити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нота­ріатів).

Копія документа відтворюється, як правило, на бланку уста­нови й засвідчується підписом посадової особи. В разі виготов­лення копії на звичайному аркуші паперу повністю відтворюєть­ся текст бланка оригіналу і всі його реквізити. На першому арку­ші копії робиться позначка «Копія» (праворуч угорі над реквізи­том «адресат»).

Копії документів засвідчують проставлянням нижче реквізи­ту «підпис».

Відповідно до ДСТУ відмітка про засвідчення копії складається з запису «Згідно з оригіналом», посади (звання) особи, яка завірила копію, особистого підпису, його розшифрування та дати завірення.

Дозволяється засвідчення копій документа відбитком печатки в разі видачі на руки окремим особам та направлення до інших установ.

Політика та процедури керування документаційними проце­сами в організації мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити.

Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа мають бути точно задокументовані та про­контрольовані.

Придатний для користування документ — це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати.

Він має бути придатним до наступного представлення як пря­мо пов'язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумо­вили його створення.

Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, у результаті яких доку­менти створюються або в процесі яких використовуються.

Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії.