Контроль за обігом і виконанням документів

Користування документами — операція керування документаційними процесами, яка може потребувати долучення до системи, щоб бути відображеною у метаданих.

Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передання до архіву або вилучення для знищення.

Керування користуванням службовими документами містить:

визначення дозволів користувачам документаційної системи, пов'язаних із окремими особами та їхніми посадами в установі;
визначення статусу доступу та забезпечування захисту службового документа;
визначення прав доступу до документів для сторонніх осіб;
забезпечення доступу до службових документів із обмеженим статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки;
контроль за рухом службового документа для визначання того, хто його зберігає або зберігав;
забезпечення документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації;
перегляд класифікацій доступу до службових документів, щоб пересвідчитися, що вони є чинними та придатними для користування.

Для установи контроль за використанням службових документів у документаційній системі — це міра безпеки. Він гарантує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

Содержание