Вимоги до автоматизації діловодних процесів

Комп'ютеризації діловодних процесів має включати вдоскона­лення всього комплексу процесів роботи з документацією. Перехід на вищий ступінь документостворення та документообігу має суп­роводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

1. уніфікація різноманітних форм документів.

У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нор­мативних обмежень щодо їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої установи, наприклад, варіюванням розміщення рек­візитів, зміною площі їх зон тощо.

Зміни послідовності й розміщення реквізитів у докумен­тах можуть зумовити певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії;

2. упорядкування термінології.

Підвищенню ефективності автоматизації документуван­ня, досконалому опрацюванню документів і пошуку необ­хідних даних у текстах перешкоджає недостатність уніфіка­ції мовних кліше в документах. Водночас аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних);

3. установлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур.