1. Організування раціонального документообігу

Документообіг, як складова діловодства — це рух документів у документаційній системі установи з моменту доручення до неї створених або надісланих службових документів до завершення ви­конання і відправлення одержувачеві чи передачі в архів установи.

Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних із дорученням, обробкою і рухом документів, включаючи отримання доку­ментів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розпо­діл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи пе­редачу в архів.

Завданням раціональної побудови документообігу в установі є:

• встановлення оптимальної послідовності руху і обробки до­кументованої інформації;

• досягнення оперативності проходження документа від мо­менту складання чи одержання до його виконання найбільш коротким шляхом із мінімальним витратами часу і зусиль;

• розробка раціональних схем проходження і обробки основ­них видів документів, отримання і опрацювання вхідних до­кументів, а також проходження внутрішніх документів у про­цесі їх підготовки виконавцями;

• впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій.

Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.

Оперограма — організаційний документ, що регламентує про­цес оброблення вхідних або вихідних документів.

Впровадження систем електронного документообігу

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до то­го, що традиційні методи роботи з документами стають все біль­ше нерентабельними. Так, за статистичними даними, 15% папе­рових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрача­ють близько 30% свого часу.

Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (СЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємству, на основі ви­користання сучасних комп'ютерних технологій.

Системи електронних документів (СЕД) призначені забезпе­чити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести кон­троль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо- та відеодані і Web-документи.

Питання для самоперевірки.

1. У чому полягає організування раціональної побудови документообігу?

2. Хто дозволяє впровадження систем електронного документообігу?

3. Охарактеризуйте оперограму.

4. Які закони України регулюють правовідносини у сфері інформаційних технологій?

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.

4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

ЛЕКЦІЯ 3. Долучення документів до документаційної системи. Реєстрація документів

План:

1. Організація долучення документів до систем.

2. Технологічні аспекти долучення документів.

А. Приймання документів.

Б. Реєстрування документів.