1. Організація долучення документів до систем

Долучення документів до документаційної системи — це виз­начення необхідності того, що створені або надіслані до устано­ви документи треба включити до документаційної системи цієї установи, зареєструвати в ній, використовувати, опрацьовувати, і зберігати.

Метою долучення службових документів до документаційних систем є:

• встановлення взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його ство­рення;

• розміщення службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі;

• встановлення зв'язків з іншими службовими документами.

Долучення службового документа до документаційної системи дає змогу визначити місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його одержан­ня, та є підтвердженням того, що він буде брати участь у робочій операції.

Рішення про те, які службові документи треба долучати до доку­ментаційної системи, а які ні, мусить базуватися на аналізі діяль­ності та звітності установи. Для цього слугують типова номенклату­ра справ та відповідні інструкцій з діловодства, що визначають, які службові документи й де потрібно зберігати і термін їх зберігання.