8.4. Фактографическая информация и ее использование в финансово-хозяйственном контроле и аудите в условиях асои

Фактографическая информация — это описание фак­тов, сгруппированных по определенным системообразующим признакам. К ней относится учетно-экономическая и статистическая информация о деятельности предприятия, объединений, отрасли, народного хозяйства в целом. Пред­варительно ее группируют в системе хозяйственного учета по методам бухгалтерского учета, которые основываются на сплошном и непрерывном документировании хозяйст­венных операций и процессов, оценки их в стоимостном измерении и отражении в системе счетов и учетных регист­ров путем двойной записи, балансового обобщения и отчетно­сти, калькуляции продуктов труда (продукции, работ, услуг). Метод бухгалтерского учета позволяет не только фиксиро­вать факты хозяйственной деятельности и создавать фак­тографическую информацию, но и влияет через систему управления на совершенствование этой деятельности.

Данные бухгалтерского учета и отчетности трансформи­руются в статистической информации, образуя качествен­но новую информацию, которая обобщается в системе госу­дарственной статистики.

Фактографическая информация, отраженная в системе бухгалтерского учета, служит основой для исследований фи­нансово-хозяйственного контроля и аудита по вопросам хо­зяйственной деятельности предприятий, предоставления кре­дитов, инвестиционных вложений, выполнения народнохо­зяйственных программ и др. На ней основаны доказатель­ства фактов хозяйственных операций и процессов, создав­ших конфликтные ситуации в правоотношениях между объектами и субъектами права.

Методика работы с фактографической информацией под­чинена основной цели контроля и аудита — определению эффективности хозяйствования субъектов предпринимательской деятельности, соблюдения ими законодательства, вы­полнения обязательств перед государством и участниками предпринимательской деятельности, которые основывают­ся на достоверных данных, непрерывных доказательствах истинности заключений и обеспечиваются нормами права.

Исследования фактографической информации подчине­ны основной цели контрольно-аудиторского процесса — выявлению и устранению недостатков в хозяйственной де­ятельности предприятий, разработке и внедрению рацио­нальных методов хозяйствования, которые основываются на рыночной экономике.

Методика исследования фактографической информации в контроле и аудите включает следующие процедуры: вы­бор данных, проверку достоверности их, исследование и ис­пользование в системе доказательств.

Широкое внедрение АСОИ на ЭВМ в народном хозяй­стве создает необходимые предпосылки для использования фактографической информации, сгруппированной в авто­матизированных банках данных (АБД), в исследованиях финансово-хозяйственного контроля и аудита.

Автоматизированная обработка фактографической ин­формации на ЭВМ в соответствии с целями и задачами кон­троля и аудита проиллюстрирована рис. 8.4.

Выбор данных — это выбор показателей, характеризую­щих объекты контроля и аудита, соответствующие задачам на проведение контроля и аудита. К ним относятся пока­затели учета, приемки и использования материальных цен­ностей, средств, производства и реализации продукции, ра­бот и услуг, оплаты труда и др. Для поиска, группирования и преобразования информации в соответствии с запросом пользователя — ревизора, аудитора применяется диалого­вый режим общения с ЭВМ.

Проверка достоверности начальных (первичных) данных разных уровней обобщения (производственная единица, предприятие, объединение) включает оформление первич­ных носителей информации, группирование их в определенные информационные совокупности, отражающие хозяй­ственные процессы. Особое внимание уделяется изучению вторичных данных, полученных в результате обработки первичной информации о процессах хозяйственной деятель­ности на ЭВМ.

В экономических исследованиях широко применяется метод вторичного группирования в зависимости от требо­ваний и задач исследований. При этом вопрос группирова­ния данных рассматривается не как узкотехнический, а как вопрос экономической теории в исследованиях.

Практика доказывает, что в процессе экономических исследований вследствие неправильного вторичного груп­пирования статистика не отражает реальных экономиче­ских явлений, а наоборот, искажает их. Это в одинаковой степени касается финансово-хозяйственного контроля и аудита. Если неправильно сформулирована постановка за­дачи, допущены ошибки в определении информационных файлов или нарушена другая адресность данных (код мате­риально ответственных лиц, нумерация складов, кладовых и др.), то заключения контроля и аудита будут неправиль­ными, могут противоречить другим доказательствам, кото­рые существуют в маркетинге, что требует проведения до­полнительных контрольно-аудиторских процедур.

Таким образом, достоверность данных в АСОИ проверя­ют по проектной документации, программе обработки и корректирования первичной информации на ЭВМ, создан­ной при разработке и внедрении АСОИ. Особое внимание уделяют сводной информации в машинограммах для пользо­вателя, представленных на исследование ревизорам и ауди­торам, в частности соблюдению корреспонденции счетов бухгалтерского учета; качественности первичных докумен­тов; соответствию форм машинограмм, утвержденных в проекте на создание АСОИ; наличию подписей лиц, ответ­ственных за контроль достоверности данных, а на машино­граммах учета — подписи главного бухгалтера или лиц, его замещающих.

Рис. 8.4. Структурная схема фактографической АСОИ в контрольно-аудиторском процессе

Исследование синтезированных данных, сгруппирован­ных в системе бухгалтерского учета, бухгалтерской и ста­тистической отчетности всех уровней обобщения, позволя­ет выявить сводные данные об отклонениях фактических показателей хозяйственной деятельности предприятий от действующего законодательства, а также убытки, перерас­ходы материальных и трудовых ресурсов вследствие осу­ществления хозяйственных операций. Синтезированные данные только указывают направление, в котором ревизо­ру, аудитору необходимо углубить исследование. Так, про­верив уровень расходов предприятия за период аудита по данным синтетического учета на счете «Основное произ­водство», можно установить общую тенденцию снижения или увеличения фактических расходов против норматив­ных за исследуемый период. Углубление исследований в процессе аудита следует направить на изучение данных ана­литического учета по отдельным статьям номенклатуры расходов, используя для этого информационные массивы, содержащиеся в АБД, а в случае необходимости получать в порядке поиска по запросам из внешних устройств АСОИ данные о нормах расходов, их видах и пр.

Аналитические данные о хозяйственных операциях ис­следуют на основе информации, зафиксированной на пер­вичных носителях (документах) и сгруппированной в ре­гистрах. бухгалтерского учета (оборотная ведомость анали­тического учета продукции на счете «Готовая продукция»), а также систематизированной в АБД АСОИ. Так, исследо­вание позволяет выявить необоснованное завышение цен на конкретные виды продукции, несоответствие артикулам, государственным стандартам и техническим условиям.

Применяя методы финансово-хозяйственного контроля и аудита, определяют факторы, влияющие на результатные показатели, проводят количественное и качественное их измерение. Так, исследуя издержки по статьям сметы, про­веряют элементы расходов, включенных в конкретную ста­тью, по первичным документам. Потом выявляют причины перерасходов сырья, электроэнергии, воды, заработной платы и др. Особое внимание уделяют проверке непроизво­дительных расходов. При этом используется нормативно-справочная (НСИ), планово-договорная и первичная информация, которая хранится в АБД и внешних накопителях памяти ЭВМ.

Исследуя выпуск продукции швейного производства, ревизор, аудитор могут выявить не только факты присвое­ния продукции клейма «Н» (новинка) с нарушением тех­нических условий выпуска изделий, но и составить анали­тические машинограммы, которые позволят вычислить, сколько выпущено такой продукции (в количественном и стоимостном измерении); на какую сумму предприятие завысило доход; в какой степени это повлияло на завыше­ние заработной платы работникам; какую сумму необходи­мо внести в государственный бюджет от незаконно полу­ченного дохода. Эти расчеты и сложение необходимых ма­шинограмм автоматизированным способом по запросу аудитора может выполнять ЭВМ и выдавать их пользовате­лю через алфавитно-цифровое печатающее устройство (АЦПУ) или через дисплей в диалоговом режиме.

Фактографическую информацию в системе доказательств и обоснования результатов финансово-хозяйственного кон­троля и аудита исследуют путем вторичного группирова­ния показателей, полученных при изучении синтетических и аналитических данных по каждому объекту по специ­альным программам ЭВМ.

Следовательно, фактографическая информация являет­ся основой группирования заключений финансово-хозяй­ственного контроля и аудита, а использование АСОИ по­вышает ее научный уровень, способствует развитию мар­кетинга в условиях рыночных отношений.