9.3. Классификация технико-экономической информации и ее применение в контрольно-аудиторском процессе

Информационная совместимость разных уровней управ­ления народным хозяйством обеспечивается с помощью классификаторов технико-экономической информации, в которых объекты систематизируют по определенным клас­сификационным группам, их признакам и кодовым обо­значениям. Такие классификаторы используются в конт­рольно-аудиторском процессе для декодирования подкон­трольных объектов, отображенных в АСОИ кодовыми обо­значениями. Структурное строение классификатора, кото­рый применяется в АСОИ, зависит от задач, решаемых ЭВМ.

Классификаторы в АСОИ придают технико-экономиче­ским номенклатурам однозначность с помощью кодов и упрощают декодирование информации для пользователей, к которым относятся ревизоры, аудиторы. С помощью до­полнительных признаков, заложенных в классификатор, выполняются логические и арифметические процедуры над определенной совокупностью технико-экономических дан­ных в АСОИ. В классификаторах по единой системе груп­пируют объекты, подлежащие кодированному обозначению. Это облегчает поиск при проведении ревизии и аудита.

Следовательно, в условиях функционирования АСОИ на предприятиях, в объединениях и отрасли ревизорам, ауди­торам необходимо изучить структуру информации и сис­тему ее классификации, содержание и структуру класси­фикатора технико-экономической информации.

В объединениях и на предприятиях, где функциониру­ют АСОИ, применяются четыре категории классификато­ров технико-экономической информации — общегосудар­ственные, отраслевые, региональные и локальные класси­фикаторы объединений и предприятий.

работники контрольных органов.

Рис. 9.2. Классификация комплекса технических средств обработки информации

Содержание классификаторов, уровень утверждения и назначение представлены в табл. 9.1.

В Украине действует Единая государственная система стандартизации, возглавляемая специальным государствен­ным органом — Госстандартом, который организует раз­работку и утверждение классификаторов по единому ме­тодическому принципу, обеспечивает совместимость АСОИ разных рангов. Следует отметить, что государственные орга­ны стандартизации разрабатывают и утверждают также государственные стандарты качества продукции народного хозяйства, которые используются в процессе контроля и аудита. Классификаторы информации применяют незави­симо от целевого назначения АСОИ.

Общегосударственные — это «Украинский классифи­катор типов предприятий», «Классификатор отраслей народного хозяйства Украины», «Классификатор органов го­сударственного и хозяйственного управления Украины», «Классификатор продукции Украины», «Классификатор услуг внешнеэкономической деятельности», «Классификатор доходов и расходов», «Украинский классификатор услуг», «Классификатор системы обозначения единиц», «Класси­фикатор основных фондов Украины» и др. Они использу­ются для потребностей народнохозяйственного планирова­ния, учета и статистики в условиях АСОИ разных рангов.

Отраслевые — это классификаторы технико-экономи­ческой информации, отражающие специфику информаци­онного обеспечения управления экономикой отрасли. В них конкретизируются общегосударственные классификаторы. В частности, по системе общегосударственного классифика­тора в торговле разработан отраслевой «Классификатор то­варов и тары», в котором все товары сгруппированы в 99 групп, отражающих специализацию торговых предприятий. Аналогичную конкретизацию имеют другие отраслевые классификаторы технико-экономической информации, дей­ствующие в промышленности, строительстве, сельском хо­зяйстве и т. п.

Таблица 9.1. Классификаторы технико-экономической инфор­мации

Региональные классификаторы содержат технико-эконо­мическую информацию, предназначенную для использова­ния в регионе. Они взаимосвязаны с общегосударственными и отраслевыми классификаторами. Например, классифика­тор объединений и предприятий Украины содержит также данные об их ведомственной принадлежности, месторас­положении, форме собственности, виде деятельности и пр.

Локальные классификаторы, которые разрабатываются объединениями и предприятиями, предусматривают инфор­мационную и методическую совместимость с классифика­торами высших рангов. Например, «Классификатор бухгал­терских проводок» содержит кодовое обозначение всех хо­зяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующихся счетов бухгалтерского учета на предприятии. Вместе с тем содержание и структура счетов соответствуют общегосударственному классификатору «План счетов бух­галтерского учета производственно-хозяйственной деятель­ности предприятий». Локальный классификатор продук­ции, выпускаемой объединением, взаимосвязан системой кодирования с общегосударственным классификатором промышленной и сельскохозяйственной продукции. Ана­логичные информационные связи существуют между клас­сификаторами разных уровней и назначения.

При использовании общегосударственных и отраслевых классификаторов ревизоры, аудиторы должны руководство­ваться инструкциями к их ведению, которые содержатся в отдельном разделе каждого классификатора. Структура системы классификации информации и содержание локаль­ных классификаторов описываются в составе проектной документации АСОИ отдельным документом «Инструкция о порядке внесения изменений и дополнений в классифи­катор». Ревизор, аудитор отыскивают по кодовому обозна­чению нужную строку классификатора и таким образом декодируют объект исследования, содержащийся в маши­нограмме, проектной документации по созданию АСОИ.

Системы кодирования, используемые для построения кодов технико-экономической информации на конкретном предприятии, а также методика декодирования объектов классификации описываются в документе «Система клас­сификации и кодирования» технического проекта АСОИ. Наличие указанного документа на предприятии, где вне­дрена АСОИ, — обязательное условие ввода ее в эксплуата­цию. Это обусловлено тем, что технический проект для кон­кретного предприятия является нормативным документом, регулирующим процесс автоматизированной системы об­работки данных, и хранится у заказчика после согласова­ния с ним и составления акта утверждения документов технического проекта.

Раздел «Описание структуры кодовых обозначений» тех­нического проекта АСОИ, в частности документ «Система классификации и кодирования», содержит номенклатуру объектов кодирования, структуру и разрядность кодового обозначения и описание принятой системы кодирования, классификационные таблицы. Ревизор, аудитор, используя указанные документы технического проекта АСОИ, могут воспроизвести действительное значение единиц информа­ции по их кодовому обозначению.

В процессе функционирования АСОИ возможны изме­нения номенклатуры объектов кодирования, структуры и разрядности кодовых обозначений. В этих случаях при де­кодировании информации необходимо пользоваться доку­ментом технического проекта «Система классификации и кодирования», принимая во внимание соответствующие коррективы классификаторов, внесенные в процессе функ­ционирования АСОИ.

Характеристики объектов классификации определяют по классификационным таблицам, в которых предусмотре­ны наименования классификационных группировок каж­дого разряда (группы разрядов) кодового обозначения их в соответствии с принятой системой кодирования. В связи с тем, что классификаторы составлены в порядке нарастания кодовых обозначений, по ним можно легко отыскать пол­ное или сокращенное наименование объекта контроля.

Использование классификаторов технико-экономической информации в ревизии и аудите финансово-хозяйственной деятельности предприятий и объединений позволит уско­рить поиск и декодирование информации, что, в свою оче­редь, будет способствовать сокращению сроков проведения контроля и повышению его качества.

Информационное обеспечение ревизоров и аудиторов может быть приведено в определенную систему. При ис­следовании фактографической информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обеспечения потребностей в нормативно-справочной информации (НСИ), к которой относятся все законодательные акты, положения, инструкции, необходимо пользоваться библиотечными и собственными справочными фондами.

Основой информационно-поискового аппарата библио­тек являются каталоги, упорядоченные совокупности кар­точек которых содержат библиографическое описание ли­тературных источников. Основные каталоги составляют по алфавитному принципу или по другим принципам систе­матизации знаний. Кроме основных создают вспомогатель­ные каталоги: законодательных и ведомственных актов, постановлений правительства. Сведения в картотеке часто сохраняют только до момента издания библиографическо­го указателя, который включает соответствующие публи­кации. Основными каталогами являются систематический и алфавитный.

Систематический каталог организовывают в соответ­ствии с действующей классификацией науки, проблемы которой обозначены цифровыми и буквенно-цифровыми обозначениями (индексами), совокупность их иерархически размещают в разделах, подразделах, рубриках каталога. Публикацию обозначают одним или несколькими индек­сами, если она касается нескольких проблем. Картотеку с описанием публикации размещают в тех подразделах сис­тематического каталога, которые обозначены на ней соот­ветствующим индексом.

Алфавитный каталог создают по четкой последователь­ности букв алфавита в зависимости от количества авторов, наличия специального, титульного редактора и др. Первым словом, по которому описывают литературный источник и которое определяет размещение его в каталоге, может быть фамилия или первое слово названия публикации.

При создании каталогов учитывают общие правила ин­дексации публикаций согласно универсальной десятичной классификации (УДК) и библиотечно-библиографической классификации (ББК). Вместе с тем большие библиотеки создают свои варианты указанных систем, с помощью которых отражают в систематических каталогах новые понятия. Эти особенности обобщают в алфавитно-предметном указателе (АПУ), который является ключом к каталогу библиотеки.

Аудитору, ревизору необходимо в процессе поиска изу­чить весь информационно-поисковый аппарат библиотеки для ускорения поиска необходимой литературы по вопро­сам, поставленным на решение аудита, ревизии.

Алфавитно-предметный указатель содержит алфавит­ный перечень понятий, зафиксированных в каталогах, и их индексы, а при системной разработке — всеь тезаурус, в который входит это понятие, с его расчленением и связя­ми. Вместе с тем перечень многих публикаций не помеща­ется полностью в имеющиеся рубрики, поскольку ускоре­ние научно-технического прогресса обусловливает возник­новение новых знаний, не предусмотренных при разработ­ке индексов. Поэтому аудитор, ревизор должны владеть активными методами поиска, которые основываются на ав­томатизированных библиотечно-библиографических систе­мах, созданных на технической базе ЭВМ.

Приступая к составлению списка необходимой литера­туры, аудитор, ревизор в условиях ручного и автоматизиро­ванного поиска должен сформулировать его начальные дан­ные. Прежде всего ему следует просмотреть рубрики систе­матического каталога в соответствии с темой исследования, а потом найти рубрикации, содержащие необходимую для него информацию. Как видно из содержания идентифика­ционных признаков, для поиска литературных источников по алфавитному или систематическому каталогу аудитору необходимо четко, полно и однозначно сформулировать в запросе поисковый образ документа (ПОД) и правильно библиографически описать его. Поэтому изучение инфор­мационно-поискового аппарата библиотек является обяза­тельным атрибутом для аудитора, ревизора.

Изучение практики создания аудиторами, ревизорами собственных справочных фондов позволяет обобщить опыт и предложить форму информационной карточки. Такие карточки составляют на основные законодательные и нор­мативные акты, методические, инструктивные и другие ин­формационные материалы, используемые в процессе проведения аудита, ревизии. В карточки вносят изменения и до­полнения, касающиеся конкретных законодательных актов и нормативно-справочных документов. В них указывают содержание внесенных изменений, орган, который внес из­менения, дату и номер регистрации документа. Для созда­ния информационного комфорта карточки располагают в специальной картотеке по правилам построения система­тических и алфавитных каталогов. Вместе с тем каждый аудитор, ревизор может создать собственный алфавитно-предметный указатель (АПУ), а если есть соответствующая региональная аудиторская организация, то такая информа­ционная система очень нужна. В частности, информацион­ные документы, используемые при аудите, ревизии, можно группировать в рубриках, принятых для составления спра­вочной литературы по вопросам нормативных документов по финансам, бухгалтерскому учету, финансово-хозяйствен­ному контролю. Такими рубриками могут быть: «Общие вопросы организации и методологии бухгалтерского уче­та», «Финансовое состояние предприятия», «Учет и аудит использования денежных средств», «Учет и аудит товарно-материальных ценностей», «Учет и аудит использования тру­да и заработной платы», «Учет и аудит производства про­дукции (работ, услуг), затрат производства, калькуляции се­бестоимости изделий» и др. Возможны также другие груп­пировки информационных карточек, что обусловлено про­фессиональными потребностями аудитора, ревизора. Наи­более эффективно размещение информационных карточек в базах данных АСОИ.

Следовательно, использование классификаторов техни­ко-экономической и нормативно-правовой информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите позволяет в условиях АСОИ автоматизировать поиск и декодирова­ние объектов исследования, что, в свою очередь, сокращает сроки контрольно-аудиторского процесса и повышает его влияние на результаты, деятельности предприятия.