3.4. Методика вибору технології відображення та носіїв облікової інформації

Організація відображення облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу.

Перша особливість полягає у тому, що кожний господарський факт, явище або процес має бути задокументований.

Другою особливістю бухгалтерського обліку є те, що всі господарські факти, явища та процеси, що відображені у первинних документах, підлягають обов’язковому запису і накопиченню в облікових регістрах. Тобто облікові регістри також є носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об’єк­та в облікових регістрах, а підсумкові дані мають бути перенесені з облікових регістрів до звітних форм. Тобто звітні форми також є носіями підсумкової облікової інформації.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види носіїв облікової інформації: документи, облікові регістри, звітні форми. Слід зазначити, що документи формуються не тільки на стадії первинного обліку, а й на стадії поточного і підсумкового обліку.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів: організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації застосовуються паперові носії даних, при автоматизованому веденні обліку — технічні (дискети, лазерні, оптичні диски, магнітні накопичувачі інформації тощо). Проте усі господарські факти, явища та процеси мають бути відображені у первинних документах, передбачених чинним законодавством.

Вибір форм первинних документів полегшується наявністю альбомів типових міжгалузевих документів, а також альбомів галузевих первинних документів. На практиці часто виникає необхідність у проектуванні первинних документів. Для цього потрібно визначити, до якої класифікаційної групи належить май­бутній документ (за видом операції, призначенням, обсягом, за місцем і способом складання). Спираючись на класифікаційні ознаки, установлюють вимоги до документа і склад обов’язкових реквізитів та порядок їх розміщення на бланку. Застосовують такі принципи розміщення реквізитів:

• анкетний — у лівій частині бланка розміщені реквізити, а в правій — відповіді, записи даних;

• зональний — документ горизонтальними і вертикальними лініями ділиться на зони;

• табличний — коли в кожній зоні формується таблиця з графами по вертикалі і строками — по горизонталі;

• комбінований — використовуються два і більше наведених принципів розміщення реквізитів.

При проектуванні форм первинних документів слід керуватися вимогами уніфікації документів і дотримуватись таких рекомендацій:

1. Реквізити, що заповнюються чи обробляються однією осо­бою на бланку доцільно розміщувати поруч (відповідні підпи­си також).

2. Графи реквізитів, що перебувають в арифметичній і логічній залежності краще розмістити поруч.

3. Текстові графи краще наближати до граф з шифрами.

4. На звороті документа доцільно наводити довідкові номенклатури, пов’язані з господарською операцією.

До кожного первинного документа мають розроблятися корот­кі вказівки про порядок його заповнення, складання, просування, обробку і зберігання.

При визначенні технології та виборі носіїв облікової інформації слід передбачати раціоналізацію облікового процесу, яка полягає в орієнтації носіїв інформації на контрольно-аналітичні процеси. Носії інформації мають бути зрозумілими і простими з погляду обробки даних.

Багато паперових носіїв інформації розробляють централізовано: типові форми документів, облікових регістрів, звітних форм. Деякі форми документів визначені нормативними актами, наприклад касові документи — порядком ведення касових операцій.

Якщо типових форм документів немає, такі документи розроб­ляють в установі відповідно до чинних нормативних актів.