4.4. Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови
Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) і зведені (на групу носіїв) графіки документообігу. Зазвичай складають графіки табличної форми. В індивідуальних графіках фіксують: за рядками (горизонталь) — види робіт, за графами (вертикаль) — служби, структурні підрозділи, посадові особи, строки виконання та інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами. Як правило, їх використовують для оптимальної організації руху документів на стадії первинного обліку. Для складання оперограми необхідно визначити:
перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;
склад осіб, відповідальних за складання документа;
час роботи над документом від першої до останньої операції;
технічні засоби, за допомогою яких виконуються операції над документом;
спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому.
На кожний документ складають оперограму, або документо- граму.
У зведених графіках планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних робітників до бухгалтерії і звідти — до передання в архів. У цих графіках не відображають порядок складання документа. Зведені графіки розподіляють за розділами обліку (зведений графік руху документів з обліку матеріалів тощо). У рядках, як правило, вказують назву усіх первинних документів, якими оформляється операція, а у графах — служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть з документом, строки обробки, види процесів обробки.
Основні принципи побудови графіків документообігу такі:
документ слід складати в момент виконання господарської операції, після створення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за вірогідністю показників документа. З графіка має бути виключений процес проходження документів по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції;
час проходження документів від місця складання до бухгалтерії має бути мінімальним, а надходження документів до бухгалтерії — рівномірним;
у графіку слід чітко зазначати час складання документа і його проходження через кожну інстанцію, строки передання документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені;
графік складають у двох примірниках: перший передається структурному підрозділу установи, другий — зберігається у головного бухгалтера.
- Тема 1. Загальні теоретичні основи і принципи організації бухгалтерського обліку
- Тема 2. Організація технічного оформлення і забезпечення бухгалтерського обліку
- Тема 3. Організація облікових номенклатур та носіїв облікової інформації
- Тема 4. Організація документообігу і діловодства
- Тема 5. Організаційна побудова облікового підрозділу та організація праці обліковців
- Тема 6. Організаційне забезпечення обліку
- Тема 7. Облікова політика банку
- Тема 8.Організація обліково-операційної роботи в банках
- Тема 9.Організація обліку касових операцій банку
- Тема 10.Організація обліку кредитних операцій банку
- Тема 11.Організація обліку депозитних операцій банку
- Тема 12.Організація обліку операцій банку з цінними паперами
- Тема 13.Організація обліку операцій в іноземній валюті
- Тема 14.Організація обліку внутрішньобанківських операцій
- Тема 15. Організація обліку основних засобів банку і контролю за їх використанням
- Тема 16. Організація звітності банку
- Тема 1. Загальні теоретичні основи і принципи організації бухгалтерського обліку
- 1.1. Зміст навчальної дисципліни «Організація обліку»
- 1.2. Організація бухгалтерського обліку в системі управління господарством
- 1.3. Основи організації бухгалтерського обліку в банках
- 1.4. Предмет і об’єкти організації бухгалтерського обліку
- 1.5. Нормативно-законодавче регулювання організації бухгалтерського обліку в комерційних банках України
- 1.6. Принципи організації бухгалтерського обліку*
- 1.7. Методичні і технічні прийоми організації бухгалтерського обліку*
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Перелік нормативних документів, що регламентують організацію бухгалтерського обліку в банках
- Тема 2. Організація технічного оформлення і забезпечення бухгалтерського обліку
- 2.1. Форми бухгалтерського обліку
- 2.2. Поетапна побудова технології бухгалтерського обліку
- 2.3. Фази циклу опрацювання облікової банківської інформації
- 2.4. Способи технології облікового процесу
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Тема 3. Організація облікових номенклатур та носіїв облікової інформації
- 3.1. Поняття облікової номенклатури
- 3.2. Структура облікової інформації
- 3.3. Облікові номенклатури первинного, поточного і підсумкового обліку
- 3.4. Методика вибору технології відображення та носіїв облікової інформації
- 3.5. Організація відображення інформації первинного, поточного і підсумкового обліку
- 3.6. Організація забезпечення формами паперових носіїв, зберігання і облік
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Таблиця 3.1
- Таблиця 3.2
- Таблиця 3.3
- Тема 4. Організація документообігу і діловодства
- 4.1. Поняття і стадії документообігу
- 4.2. Документообіг за банківськими операціями
- 4.3. Організація руху облікової інформації та її матеріальних носіїв
- 4.4. Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови
- 4.5. Організація діловодства
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Таблиця 4.1
- Таблиця 4.2 зведений графік документообігу
- Разом _______________________ справ за ______________ роки
- Таблиця 4.3 номенклатура справ бухгалтерії
- Тема 5.Організаційна побудова облікового підрозділу та організація праці обліковців
- 5.1. Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії
- 5.2. Типи організаційних структур апарату бухгалтерії
- 5.3. Побудова обліково-операційного апарату комерційного банку
- 5.4. Функції та відповідальність бухгалтерського персоналу
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Акт приймання-передання справ №
- Тема 6.Організаційне забезпечення обліку
- 6.1. Організаційні регламенти з обліку
- 6.2. Методика розроблення положення про відділ
- Положення про обліково-операційне управління банку
- 1. Загальні положення
- 2. Організаційна структура
- 3. Завдання
- 4. Функції
- 5. Права працівників та їх відповідальність
- 6.3. Методика розроблення посадових інструкцій
- Посадова інструкція провідного спеціаліста управління бухгалтерського обліку і звітності банку
- 1. Загальні положення
- 2. Обов’язки
- 3. Права
- 4. Відповідальність
- 5. Оцінювання роботи
- 6.4. Особливості розроблення графіків, інструкцій, інших документів
- Технологічна карта операції «доміциляція векселів» Оплата векселів, у яких банк є особливим платником (доміциліатом)
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Тема 7. Облікова політика банку
- 7.1. Загальні положення облікової політики банку