4.4. Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови

Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) і зведені (на групу носіїв) графіки документообігу. Зазвичай складають графіки табличної форми. В індивідуальних графіках фіксують: за рядками (горизонталь) — види робіт, за графами (вертикаль) — служби, структурні підрозділи, посадові особи, строки виконання та інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами. Як правило, їх використовують для оптимальної організації руху документів на стадії первинного обліку. Для складання оперограми необхідно визначити:

• перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

• склад осіб, відповідальних за складання документа;

• час роботи над документом від першої до останньої операції;

• технічні засоби, за допомогою яких виконуються операції над документом;

• спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому.

На кожний документ складають оперограму, або документо- граму.

У зведених графіках планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних робітників до бухгалтерії і звідти — до передання в архів. У цих графіках не відображають порядок складання документа. Зведені графіки розподіляють за розділами обліку (зведений графік руху документів з обліку матеріалів тощо). У рядках, як правило, вказують назву усіх первинних документів, якими оформляється операція, а у графах — служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть з документом, строки обробки, види процесів обробки.

Основні принципи побудови графіків документообігу такі:

• документ слід складати в момент виконання господарської операції, після створення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за вірогідністю показників документа. З графіка має бути виключений процес проходження документів по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції;

• час проходження документів від місця складання до бухгалтерії має бути мінімальним, а надходження документів до бухгал­терії — рівномірним;

• у графіку слід чітко зазначати час складання документа і його проходження через кожну інстанцію, строки передання документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені;

• графік складають у двох примірниках: перший передається структурному підрозділу установи, другий — зберігається у головного бухгалтера.