4.2. Документообіг за банківськими операціями
Документообіг у банках — комплекс норм і правил, що визначають проходження документів за підрозділами банку, порядок їх обробки і оформлення при здійсненні банківських операцій.
Правильна організація документообігу в банках забезпечує ефективність внутрішньобанківського контролю операцій, прискорення обіговості коштів у розрахунках, нормальний режим робочого дня при рівномірному навантаженні обліково-операційного апарату банку, найкоротший шлях проходження документів без повторного їх передання одному і тому ж виконавцеві.
Банківський документ — це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової або іншої операції банку.
Під банківською документацією розуміють сукупність документів, які є письмовим свідченням виконання операцій і підставою для відображення їх в обліку.
Усі банківські операції документально підтверджуються. Документи, які засвідчують операції, називають первинними.
Банківські документи класифікують за такими ознаками:
1) за місцем складання — внутрішні і зовнішні;
2) за призначенням — розпорядчі і виконавчі;
3) за змістом — грошові, меморіальні, інші;
4) за обсягом — прості і зведені.
Для спрощення обробки документи уніфікують: розробляють форми документів, які використовуються для різних операцій. Так, бланками платіжних доручень оформляють перекази грошових коштів і одержання лімітованих чекових книжок, оплату товару або послуг.
Обов’язковими реквізитами банківських документів є:
назва документа (форми);
номер і дата складання;
місце складання документа;
назва отримувача коштів;
зміст операції (підстави для її здійснення);
сума операції (цифрами і прописом);
номери рахунків за дебетом і кредитом;
назва банку (отримувача та платника коштів) і номер МФО;
підписи відповідальних осіб.
Інші реквізити документа залежать від виду операції. Наприклад, при розрахункових операціях у документах вказуються назва, місцезнаходження платника і постачальника, а також банків, які їх обслуговують, номери балансових і позабалансових рахунків, за якими відображають операції, сума цифрами і літерами, коди опрацювання інформації, печатка і підписи посадових осіб клієнта, інші дані.
Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — зліва, бухгалтерські і статистичні — справа. Таке розміщення реквізитів полегшує перенесення інформації з них в облікову систему.
Грошово-розрахункові операції, які виконуються установами банків, різні за своїм змістом. Залежно від характеру операції грошово-розрахункові документи операційного відділу (внутрішньобанківські та клієнтські) поділяють на меморіальні і касові.
Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. До їх складу належать:
вимоги-доручення,
платіжні доручення,
меморіальні ордери,
виправні ордери,
розрахункові чеки,
розпорядження кредитного відділу,
акредитиви,
електронні розрахункові документи,
векселі.
Касові документи:
прибуткові касові документи — об’ява на внесення готівки, прибутковий касовий ордер, повідомлення;
видаткові касові документи — грошовий чек, видатковий касовий ордер.
Кількість грошово-розрахункових документів, що подають у банк клієнти, і тих, що складаються у банку, має бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до виписок з рахунків. Усі примірники документів заповнюють за допомогою технічних засобів або від руки українською мовою. Документи, які надають клієнти банку, повинні мати підписи уповноважених відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації. Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється банком — створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також забезпечуються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.
У кожному банку повинен розроблятися графік документо- обігу, який затверджується керівником банку.
Документообіг за банківськими операціями проходить низку послідовних стадій.
На першій стадії перевіряються форма і зміст документів, що надійшли, визначається можливість виконання операції залежно від стану рахунків.
На другій стадії документи підписуються відповідальними виконавцями, а в окремих випадках — контролерами. За деякими операціями цієї стадії складають похідні документи.
На третій стадії документи групуються за балансовими і позабалансовими рахунками, здійснюється механізоване й автоматизоване опрацювання документів і відображення операцій в обліку.
На четвертій стадії документи групуються і брошуруються в папки для здавання в поточний архів.
Організація документообігу в умовах автоматизації обліку має свої особливості:
приймання і контроль документів здійснюють обліково-операційні працівники;
на початку дня операційні працівники перевіряють рахунки і проводять підготовчу роботу до прийому клієнтів;
операційні працівники обслуговують клієнтів у їх присутності;
документи проводяться за рахунками в день їх надходження;
оплата документів можлива, якщо у клієнта вистачає коштів на рахунку;
операційний день у банку закінчується видачею усіх вихідних форм (оборотні, сальдові відомості, щоденний баланс тощо);
перевірка вихідних форм та формування архівних папок документів покладається на обліково-операційних працівників.
- Тема 1. Загальні теоретичні основи і принципи організації бухгалтерського обліку
- Тема 2. Організація технічного оформлення і забезпечення бухгалтерського обліку
- Тема 3. Організація облікових номенклатур та носіїв облікової інформації
- Тема 4. Організація документообігу і діловодства
- Тема 5. Організаційна побудова облікового підрозділу та організація праці обліковців
- Тема 6. Організаційне забезпечення обліку
- Тема 7. Облікова політика банку
- Тема 8.Організація обліково-операційної роботи в банках
- Тема 9.Організація обліку касових операцій банку
- Тема 10.Організація обліку кредитних операцій банку
- Тема 11.Організація обліку депозитних операцій банку
- Тема 12.Організація обліку операцій банку з цінними паперами
- Тема 13.Організація обліку операцій в іноземній валюті
- Тема 14.Організація обліку внутрішньобанківських операцій
- Тема 15. Організація обліку основних засобів банку і контролю за їх використанням
- Тема 16. Організація звітності банку
- Тема 1. Загальні теоретичні основи і принципи організації бухгалтерського обліку
- 1.1. Зміст навчальної дисципліни «Організація обліку»
- 1.2. Організація бухгалтерського обліку в системі управління господарством
- 1.3. Основи організації бухгалтерського обліку в банках
- 1.4. Предмет і об’єкти організації бухгалтерського обліку
- 1.5. Нормативно-законодавче регулювання організації бухгалтерського обліку в комерційних банках України
- 1.6. Принципи організації бухгалтерського обліку*
- 1.7. Методичні і технічні прийоми організації бухгалтерського обліку*
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Перелік нормативних документів, що регламентують організацію бухгалтерського обліку в банках
- Тема 2. Організація технічного оформлення і забезпечення бухгалтерського обліку
- 2.1. Форми бухгалтерського обліку
- 2.2. Поетапна побудова технології бухгалтерського обліку
- 2.3. Фази циклу опрацювання облікової банківської інформації
- 2.4. Способи технології облікового процесу
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Тема 3. Організація облікових номенклатур та носіїв облікової інформації
- 3.1. Поняття облікової номенклатури
- 3.2. Структура облікової інформації
- 3.3. Облікові номенклатури первинного, поточного і підсумкового обліку
- 3.4. Методика вибору технології відображення та носіїв облікової інформації
- 3.5. Організація відображення інформації первинного, поточного і підсумкового обліку
- 3.6. Організація забезпечення формами паперових носіїв, зберігання і облік
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Таблиця 3.1
- Таблиця 3.2
- Таблиця 3.3
- Тема 4. Організація документообігу і діловодства
- 4.1. Поняття і стадії документообігу
- 4.2. Документообіг за банківськими операціями
- 4.3. Організація руху облікової інформації та її матеріальних носіїв
- 4.4. Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови
- 4.5. Організація діловодства
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Таблиця 4.1
- Таблиця 4.2 зведений графік документообігу
- Разом _______________________ справ за ______________ роки
- Таблиця 4.3 номенклатура справ бухгалтерії
- Тема 5.Організаційна побудова облікового підрозділу та організація праці обліковців
- 5.1. Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії
- 5.2. Типи організаційних структур апарату бухгалтерії
- 5.3. Побудова обліково-операційного апарату комерційного банку
- 5.4. Функції та відповідальність бухгалтерського персоналу
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Акт приймання-передання справ №
- Тема 6.Організаційне забезпечення обліку
- 6.1. Організаційні регламенти з обліку
- 6.2. Методика розроблення положення про відділ
- Положення про обліково-операційне управління банку
- 1. Загальні положення
- 2. Організаційна структура
- 3. Завдання
- 4. Функції
- 5. Права працівників та їх відповідальність
- 6.3. Методика розроблення посадових інструкцій
- Посадова інструкція провідного спеціаліста управління бухгалтерського обліку і звітності банку
- 1. Загальні положення
- 2. Обов’язки
- 3. Права
- 4. Відповідальність
- 5. Оцінювання роботи
- 6.4. Особливості розроблення графіків, інструкцій, інших документів
- Технологічна карта операції «доміциляція векселів» Оплата векселів, у яких банк є особливим платником (доміциліатом)
- Рекомендована література
- Контрольні питання
- Навчальні завдання
- Тема 7. Облікова політика банку
- 7.1. Загальні положення облікової політики банку